사회복지에서 ChatGPT 활용하기2: 공문 작성 및 검토

행정업무에서 공문서 작성은 매우 중요한 역할을 합니다. 그러나 그 과정은 종종 시간이 오래 걸리고, 형식적 오류나 부적합한 표현으로 인해 수정과 검토가 반복되기도 합니다. 특히 이전에 작성해본 경험이 없는 공문을 작성할 때는 불필요하게 시간이 많이 걸리는 경우가 많습니다. 이런 어려움을 해결하기 위해 공문서 작성 마스터 GPTs(ChatGPT - 공문서 작성 마스터)를 제작하였습니다.

공문서 작성 마스터 GPTs란?

공문서 작성 마스터 GPTs는 공공기관이나 행정업무에서 사용하는 공문서를 보다 효율적이고 정확하게 작성하고 검토할 수 있도록 돕는 AI 기반 도구입니다. 특히 검토 기능에 강점을 지니고 있어, 기존의 공문서 내용을 최적화하거나 수정하는 데 탁월한 성능을 발휘합니다.

주요 기능 소개

1. OCR 기반 공문서 검토 및 수정

공문서 작성 마스터 GPTs는 OCR(광학 문자 인식) 기술을 활용하여 공문서를 검토하고 수정합니다.

• 화면 캡처 입력: 작성된 공문서를 스캔하거나 캡처한 이미지를 입력하면, AI가 내용을 분석하고 형식적 오류를 교정합니다.

예를 들어 서울정보소통광장에 올라온 민간포털 광고 집행 의뢰 공문을 수정해보면 공문의 본문 내용으로 가서 본문 내용을 캡쳐(윈도우의 경우 (윈도우+왼쪽 시프트+s키), 맥의 경우 (커맨트 + 왼쪽 시프트 + 4)한 후 GPTs에 업로드 합니다.(그냥 붙여넣으시면 됩니다)

이렇게 붙여넣으면 다음과 같이 결과가 나옵니다.

수정된 공문

수신
한국언론진흥재단이사장

경유
(경유 없음)

제목
민간포털 광고 집행 요청

1. 귀 재단의 무궁한 발전을 기원합니다.

2. 정부기관 및 공공법인 등의 광고시행에 관한 법률 제5조 및 동법 시행령 제6조에 따라, 아래와 같이 광고 집행을 요청하오니 협조하여 주시기 바랍니다.

   - 다 음 -

가. 내 용: 주요 시정 홍보를 위한 포털 활용 홍보 의뢰(1월)
나. 매 체: 카카오
다. 기 간(안): 2025. 1. 7. ~ 1. 31.
라. 요청내용: 인터넷광고

붙임 정부광고 요청서 1부. 끝.

수정사항 요약

1. 제목 간결화: "민간포털 광고 집행 의뢰" → "민간포털 광고 집행 요청"으로 변경하여 명확히 표현.

2. 경유 명확화: 경유 사항이 없는 경우 "(경유 없음)" 명시.

3. 항목 간 일관성 강화: 본문 구성에서 각 항목에 번호 및 간격을 통일하여 가독성을 높임.

4. 표현 정리: 문장 어법을 다듬어 간결하고 명확하게 표현

• 자동 수정 제안: 행정기관의 규정에 맞춰 잘못된 표현이나 형식의 수정안을 제안합니다.

• 빠르고 정확한 처리: 공문서를 작성하는 데보다 검토와 교정에 더 강점을 보이며, 중요한 문서일수록 유용하게 사용할 수 있습니다.

2. 형식 준수와 규정 반영

• 행정기관 명칭 및 수신자 표기: 행정기관의 공식 명칭과 수신자 표기를 정확히 반영하여 오류를 방지합니다.

• 날짜와 시간 표기: 공문서 작성 규정을 엄격히 준수하며 날짜와 시간을 아라비아 숫자로 명확히 표시합니다.

• 항목별 구조화: 제목, 본문, 첨부물 등을 체계적으로 구성해 가독성을 높입니다.

3. 공문서 작성 지원

• 표준 문서 작성: 필요한 정보를 입력하면 규정에 맞는 공문서를 자동으로 생성합니다.

• 다양한 문서 지원: 내부 결재문서, 민원회신문서, 공식 발표자료 등 다양한 유형의 문서를 작성할 수 있습니다.

예를들어 유해사이트 차단 시스템 예외 신청 공문을 작성해달라고 하면 다음과 같이 작성이 됩니다.

4. 자연스러운 표현과 쉬운 용어 사용

• 외국어를 배제한 쉬운 표현: 예) "힐링" → "치유"

• 품격 있는 문장: 지나치게 딱딱한 표현 대신 부드럽고 이해하기 쉬운 문장을 제공합니다.

공문서 작성 마스터 GPTs의 강점

1. 검토 기능이 편리합니다.
   공문서 작성보다 검토와 교정 기능에서 특히 강점을 발휘합니다. 사용자가 작성한 문서를 AI가 꼼꼼히 분석하여 규정과 형식에 맞는 최적의 문서로 수정합니다.

2. 시간 절약
   복잡한 문서 작성 과정을 간소화하고, 검토 작업을 신속하게 수행합니다. 작성자는 핵심 업무에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.

3. 오류 방지와 신뢰성 향상
   형식적 오류와 잘못된 표현을 사전에 방지하여 공문서의 신뢰성을 높입니다.

4. 사용자 친화적 접근
   화면 캡처나 스캔 이미지를 입력하는 간단한 방식으로 문서 검토가 가능합니다. 초보자도 손쉽게 사용할 수 있는 인터페이스를 제공합니다.

결론

공문서 작성 마스터 GPTs는 공문서 작성의 혁신적인 변화를 이끄는 도구입니다. 특히 OCR 기반의 검토 기능을 통해 공문서를 빠르고 정확하게 교정할 수 있어 행정업무의 효율성을 크게 높여줍니다. 이제 공문서 작성과 검토에서 오는 부담을 줄이고, 행정업무의 품질과 신뢰성을 동시에 향상시켜 보세요.