단체 카카오톡방에 참여하다 보면 처음에는 꽤 유용합니다.

혼자 찾아보기 어려운 정보를 다른 사람들이 공유해 주기도 하고, 궁금한 내용을 바로 질문할 수도 있습니다.

하지만 참여 인원이 많아지면 상황이 조금 달라집니다.

하루에도 수백 개의 메시지가 쌓이고, 그중에는 중요한 정보뿐 아니라 잡담이나 이미 답변된 질문, 개인적인 의견, 서로 다른 주장까지 함께 섞이기 시작합니다.

문제는 그렇다고 채팅방을 읽지 않을 수도 없다는 점입니다.

중요한 정보가 언제 올라올지 모르기 때문입니다.

저도 이런 상황을 경험하면서 한 가지 생각이 들었습니다.

"사람들이 채팅방 전체를 읽는 대신, 궁금한 것만 질문해서 답을 찾을 수 있게 만들면 어떨까?"

그래서 활용해 본 것이 Gemini Notebook(구 NotebookLM)​입니다.

NotebookLM은 2026년 7월부터 공식적으로 Gemini Notebook이라는 이름으로 변경되었습니다. 기존처럼 사용자가 넣어둔 자료를 중심으로 질문하고 답을 찾는 방식은 그대로 유지됩니다.

실제로 단체방의 주요 정보와 외부 자료를 Gemini Notebook에 정리해서 공유해 보니, 같은 질문이 반복되는 빈도를 상당히 줄일 수 있었습니다.

이번 글에서는 제가 사용했던 방법과 함께, 실제로 운영해 보면서 조금 더 효율적이라고 생각한 방법까지 정리해 보겠습니다.

1. 단체 채팅방의 가장 큰 문제는 '정보가 없는 것'이 아니다

보통 단체 채팅방의 문제를 정보 부족이라고 생각하기 쉽습니다.

하지만 사람이 많아질수록 오히려 반대입니다.

정보가 너무 많습니다.

예를 들어 하나의 주제를 다루는 단체방이라고 해도 다음과 같은 내용이 동시에 쌓입니다.

• 중요한 공지

• 변경된 일정

• 공식 기관의 안내

• 담당자가 확인한 내용

• 참여자의 개인적인 경험

• 아직 확인되지 않은 정보

• 이미 여러 차례 답변된 질문

• 잡담

• 의견 충돌

며칠만 지나도 이전 내용을 찾으려면 카카오톡 검색창에 적절한 검색어를 입력하고 수십 개의 메시지를 다시 읽어야 합니다.

새로 들어온 사람은 더 어렵습니다.

결국 기존 참여자가 이미 여러 차례 답변한 내용을 새로 들어온 사람이 다시 질문하고, 또 다른 사람이 답변하면서 채팅량이 계속 늘어나는 구조가 만들어집니다.

그래서 저는 채팅방 자체를 정리하려 하기보다는 채팅방 바깥에 별도의 'AI 검색창'을 하나 만드는 방법​을 선택했습니다.

2. Gemini Notebook을 단체방의 'AI 지식창고'로 활용하기

Gemini Notebook의 장점은 단순히 AI에게 질문하는 것이 아니라 내가 넣어둔 자료를 중심으로 답변하게 만들 수 있다는 것입니다.

Gemini Notebook에서는 각 소스를 선택하거나 제외하여 답변에 사용할 자료의 범위를 조절할 수 있고, 답변에는 원문을 확인할 수 있는 인용 정보도 함께 제공됩니다.

그래서 다음과 같은 구조를 만들 수 있습니다.

카카오톡 대화 기록 + 공식 자료 + 주요 공지 + FAQ

↓

Gemini Notebook

↓

사용자가 질문

"신청할 때 필요한 서류가 뭐야?"

"지난번에 일정 변경된다고 했던 내용이 뭐였지?"

"A하고 B의 차이가 뭐야?"

↓

관련 자료를 찾아 답변

이 구조가 만들어지면 사람들이 과거 대화 수천 개를 직접 검색할 필요가 많이 줄어듭니다.

3. 1단계: 카카오톡 대화내용을 내보냅니다

가장 먼저 해야 할 것은 기존 대화 내용을 자료로 만드는 것입니다.

카카오톡의 대화내용 내보내기 기능을 활용하면 됩니다.

여기서 중요한 점이 하나 있습니다.

대화내용을 그대로 넣기 전에 개인정보를 한번 확인합니다

단체 채팅방에는 생각보다 개인정보가 많이 포함되어 있을 수 있습니다.

예를 들어

• 전화번호

• 계좌번호

• 주소

• 실명

• 개인적인 사정

• 계약번호

• 주민등록번호

• 개인 연락처

같은 정보가 포함되어 있다면 AI 서비스에 올리기 전에 삭제하거나 비식별화하는 것이 좋습니다.

특히 여러 사람이 사용하는 Notebook을 만들어 공유하려면 이 과정은 더 중요합니다.

저는 가능하면 정보 제공에 필요한 내용만 남기는 것을 권합니다.

4. 2단계: 카카오톡 대화를 Google Docs에 모아둡니다

처음에는 내보낸 파일을 그대로 업로드해도 됩니다.

하지만 계속 업데이트해야 하는 채팅방이라면 조금 다른 방법이 편했습니다.

저는 Google Docs에 채팅 내용을 모아두는 방식을 추천합니다.

예를 들어 문서를 하나 만들고

단체방 주요 대화 기록

이라는 문서에 필요한 내용을 계속 추가합니다.

그리고 이 Google Drive의 문서를 Gemini Notebook의 소스로 연결합니다.

이렇게 해두면 새로운 내용이 생길 때마다 매번 새로운 파일을 만들어 업로드할 필요 없이 원본 Google Docs를 수정한 뒤 Gemini Notebook에서 다시 동기화하는 방식으로 관리할 수 있습니다.

Google Drive에서 가져온 자료는 원본이 변경된 경우 Gemini Notebook에서 수동으로 다시 동기화할 수 있습니다.

따라서 단순한 일회성 자료라면 파일 업로드 방식도 괜찮지만,

지속적으로 정보가 변경되는 자료라면 Google Docs 방식이 훨씬 관리하기 편합니다.

5. 3단계: 카카오톡 내용만 넣지 말고 공식 자료를 추가합니다

채팅 내용만 넣으면 문제가 하나 있습니다.

채팅방에서 누군가 잘못 이야기한 내용까지 자료가 될 수 있다는 것입니다.

그래서 Gemini Notebook에서 웹 자료를 검색하거나 직접 공식 자료를 찾아 추가해 주는 것이 좋습니다.

Gemini Notebook은 웹에서 관련 자료를 찾아 소스로 추가할 수 있는 기능을 제공하고 있습니다.

여기서 제가 사용해 보면서 느낀 점이 하나 있습니다.

모든 주제에 Deep Research가 필요한 것은 아닙니다

처음에는 자료를 최대한 많이 넣으면 정확도가 높아질 것이라고 생각할 수 있습니다.

하지만 특정 커뮤니티의 정보를 정리하는 용도라면 꼭 그렇지는 않았습니다.

이미 카카오톡 대화에 상당한 정보가 들어있는 상태에서 Deep Research를 이용해 너무 많은 외부 자료를 추가하면

• 비슷한 자료가 반복되고

• 이전 기준의 자료가 섞이고

• 사용자가 실제로 궁금해하는 내용과 거리가 먼 자료까지 들어오는

경우가 있었습니다.

그래서 저는 이런 용도에서는 자료의 양보다 자료의 신뢰도를 관리하는 것이 더 중요하다고 생각합니다.

예를 들면 다음 정도로 구성하는 것입니다.

1순위

공식기관 또는 사업자가 제공한 자료

2순위

운영자가 직접 확인한 주요 공지

3순위

자주 묻는 질문을 정리한 FAQ

4순위

카카오톡 대화 전체 기록

5순위

필요한 경우에만 추가한 외부 참고자료

이 정도면 대부분의 질문에 충분히 대응할 수 있습니다.

6. 대화 전체보다 먼저 '핵심 정보 문서'를 만들어 둡니다

처음에는 카카오톡 대화 전체와 검색한 자료를 한꺼번에 넣어두면 Gemini Notebook이 알아서 중요한 정보를 찾아줄 것이라고 생각했습니다.

물론 이렇게만 해도 어느 정도는 사용할 수 있습니다.

하지만 실제로 운영해 보니 자료가 많아질수록 중요한 정보와 단순한 대화가 섞이는 문제가 생겼습니다.

예를 들어 채팅방에서는 하나의 질문을 두고 여러 사람이 서로 다른 답변을 이야기하다가, 나중에야 공식적인 내용이 확인되는 경우가 있습니다.

이때 대화 전체를 그대로 소스로 사용하면

• 처음에 잘못 이야기한 내용

• 추측으로 작성된 내용

• 이미 변경된 과거 정보

• 최종적으로 확인된 정보

가 모두 같은 문서 안에 남게 됩니다.

그래서 저는 채팅 기록과 별도로 '핵심 정보 문서'를 하나 만들어 관리하는 방법을 추천합니다.

구조는 간단합니다.

① 핵심 정보·FAQ

가장 먼저 확인해야 하는 내용을 별도의 Google Docs 문서에 정리합니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

[최근 업데이트: 2026.08.18.]

Q. 신청기간은 언제인가요?
A. ○월 ○일부터 ○월 ○일까지입니다.

Q. 준비해야 하는 서류는 무엇인가요?
A. A서류, B서류, C서류가 필요합니다.

Q. 기존에 안내된 내용 중 변경된 것이 있나요?
A. ○월 ○일부터 ○○ 기준이 변경되었습니다.

가능하다면 각각의 답변 아래에 공식 공지, 담당자 확인, 관련 문서 등 근거도 함께 표시합니다.

② 공식자료

기관이나 사업자 등이 배포한 공지문, 안내자료, 일정표처럼 신뢰도가 높은 자료를 별도의 소스로 추가합니다.

③ 카카오톡 대화 기록

전체 대화는 버리지 않고 참고자료로 활용합니다.

공식자료에는 없는 실제 경험이나 이전에 어떤 논의가 있었는지를 찾을 때 유용하기 때문입니다.

다만 최종적으로 확인된 정보는 핵심 정보·FAQ 문서에 다시 정리하는 것이 중요합니다.

④ 필요한 외부자료

채팅 내용이나 공식자료만으로 부족한 경우에만 웹 검색을 통해 외부자료를 추가합니다.

처음부터 관련된 모든 자료를 모으기보다는 실제로 필요한 자료만 추가하는 편이 관리하기 쉬웠습니다.

결국 자료의 구조를 다음과 같이 만드는 것입니다.

핵심 정보·FAQ
↓
공식자료
↓
카카오톡 대화 기록
↓
외부 참고자료

중요한 것은 Gemini Notebook 안에서 파일의 순서를 예쁘게 정리하는 것이 아니라, 사람들이 자주 찾는 '현재 기준의 정답'을 별도의 문서로 만들어주는 것입니다.

이렇게 하면 새로운 정보가 생길 때마다 카카오톡 대화 전체를 다시 정리할 필요도 없습니다.

새로운 내용이 최종적으로 확인되면 핵심 정보·FAQ 문서만 업데이트하고, 필요한 경우 원본 대화를 추가하면 됩니다.

실제로 운영하는 입장에서도 이 방식이 훨씬 관리하기 편했습니다.

저는 이 구조를 다음과 같이 생각하면 가장 이해하기 쉽다고 봅니다.

카카오톡은 정보가 만들어지는 곳이고,
핵심 FAQ는 확인된 정보를 정리하는 곳이며,
Gemini Notebook은 그 정보를 사람들이 쉽게 찾아보게 해주는 검색창입니다.

이렇게 역할을 나눠두면 대화가 계속 쌓이더라도 Notebook 자체는 비교적 깔끔하게 유지할 수 있습니다.

7. 슬라이드와 영상까지 만들어 두면 처음 들어온 사람에게 좋습니다

자료가 어느 정도 정리되었다면 Gemini Notebook의 Studio 기능도 활용할 수 있습니다.

현재 Gemini Notebook은 자료를 기반으로 슬라이드 덱과 Video Overview 등을 생성하는 기능을 제공하고 있습니다.

그래서 저는 Notebook을 단순한 질문창으로만 만들기보다는

• 처음 보는 사람을 위한 간단한 안내

• 주요 내용을 정리한 슬라이드

• 자주 묻는 질문

• 영상 요약

• 주요 자료

등을 함께 만들어 두는 것을 추천합니다.

새로 들어온 사람에게

"궁금한 것이 있으면 이전 대화를 모두 읽지 마시고 여기에서 먼저 검색해 주세요."

라고 안내할 수 있기 때문입니다.

8. 완성한 Gemini Notebook을 공유합니다

자료가 어느 정도 만들어졌다면 Notebook을 공유하면 됩니다.

Gemini Notebook의 공유하기 메뉴에서 노트북 액세스를 설정할 수 있습니다.

여러 사람이 함께 사용하는 단체방이나 커뮤니티에서 활용하려면 다음과 같이 설정할 수 있습니다.

노트북 액세스 → '링크가 있는 모든 사용자'

이 옵션을 선택하면 해당 링크를 알고 있는 인터넷 사용자가 Notebook을 열어볼 수 있습니다.

따라서 단체 카카오톡방에 Notebook 링크 하나를 공지해두고,

"궁금한 내용이 있으면 먼저 여기에서 검색해 주세요."

라고 안내하는 방식으로 사용할 수 있습니다.

새로운 사람이 채팅방에 들어올 때도 과거 대화를 처음부터 읽도록 안내하는 대신 Notebook 링크를 전달하면 됩니다.

9. 실제로 사용해보니 반복 질문이 줄었습니다

제가 이 방식을 만들어 단체방에 공유한 후 가장 크게 체감한 변화는 같은 질문이 반복되는 빈도가 줄었다는 것입니다.

기존에는 새로운 사람이 들어올 때마다 비슷한 질문이 반복됐습니다.

기존 참여자는

"그거 예전에 이야기했는데..."

라고 생각하고,

새로 들어온 사람은

"수천 개의 이전 대화를 어떻게 다 읽지?"

라는 상황이 됩니다.

Gemini Notebook을 중간에 하나 두면 둘 다 편해집니다.

기존 참여자는 반복해서 설명할 필요가 줄고, 새로 참여한 사람은 이전 대화를 모두 읽지 않고도 필요한 내용을 찾아볼 수 있습니다.

결국 Gemini Notebook은 단순히 문서를 요약하는 도구가 아니라 커뮤니티의 반복적인 정보 전달 비용을 줄이는 도구로 활용할 수 있었습니다.

10. 이런 곳에서도 활용할 수 있습니다

이 방법은 특정 종류의 단체 채팅방에만 사용할 필요는 없습니다.

예를 들어 다음과 같은 곳에서 활용할 수 있습니다.

회사나 프로젝트 단체방

프로젝트 진행사항, 회의 내용, 업무 규칙과 주요 공지를 모아둘 수 있습니다.

학부모 단체방

학사일정, 준비물, 행사 안내, 가정통신문 등의 정보를 찾을 수 있도록 만들 수 있습니다.

동호회나 커뮤니티

회비, 일정, 장소, 운영규칙, 자주 묻는 질문을 정리할 수 있습니다.

스터디

공부 자료, 강의자료, 질문과 답변, 참고자료를 하나의 Notebook으로 관리할 수 있습니다.

협회나 단체

규정, 공지사항, 사업자료, 과거 질의응답 등을 모아 회원들이 직접 검색하도록 할 수 있습니다.

특히 새로운 사람이 지속적으로 들어오고 같은 질문이 반복되는 커뮤니티라면 효과가 더 클 것으로 생각합니다.

11. 운영하면서 알게 된 Gemini Notebook 관리 팁

마지막으로 실제로 만들어 본 경험을 기준으로 몇 가지 팁을 정리해 보겠습니다.

첫째, 자료를 많이 넣는 것이 목적이 되어서는 안 됩니다

많은 자료보다 현재 기준으로 맞는 자료가 중요합니다.

둘째, 공식자료와 채팅자료를 구분합니다

누군가의 의견과 공식적인 기준이 섞이지 않도록 하는 것이 좋습니다.

셋째, 문서 이름에 날짜나 역할을 표시합니다

예를 들면

01_공식안내_2026-08

처럼 표시하면 관리가 편합니다.

넷째, 오래된 정보는 삭제하거나 별도로 분리합니다

과거 기준과 현재 기준이 동시에 존재하면 답변이 혼란스러워질 수 있습니다.

다섯째, '핵심 FAQ'를 별도로 관리합니다

가장 자주 묻는 질문과 확정된 답변을 하나의 문서에 계속 업데이트합니다.

여섯째, 업데이트 날짜를 표시합니다

문서 맨 위에

최근 업데이트: 2026년 8월 18일

처럼 작성해 두면 이용자도 정보의 최신성을 판단하기 쉽습니다.

일곱째, 중요한 질문은 출처를 직접 확인합니다

Gemini Notebook은 소스를 기반으로 답변하고 인용 위치도 제공하지만, AI가 생성한 답변인 만큼 중요한 계약·금전·법률·신청 조건 등의 내용은 반드시 원문을 다시 확인하는 것이 좋습니다.

12. 채팅방을 정리하려 하지 말고, 채팅방 위에 검색 가능한 지식창고를 만들어보자

사람이 많은 단체 채팅방에서 모든 사람이 이전 대화를 검색한 뒤 질문하기를 기대하는 것은 현실적으로 어렵습니다.

또 관리자 한두 명이 반복해서 같은 질문에 답하는 것도 상당한 부담입니다.

그래서 저는 사람들의 행동을 바꾸려 하기보다 정보를 찾는 방법을 하나 더 만들어 주는 것이 더 현실적인 방법이라고 생각합니다.

카카오톡 대화를 저장하고,

공식 자료를 추가하고,

자주 묻는 질문을 정리하고,

Gemini Notebook으로 연결합니다.

그리고 그 Notebook 하나를 공유합니다.

생각보다 만드는 과정은 어렵지 않습니다.

하지만 잘 만들어 두면 수백, 수천 개의 메시지가 쌓이는 단체 채팅방에서 '이전에 누가 뭐라고 했지?'를 찾는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

Gemini Notebook을 단순한 개인용 AI 공부 도구가 아니라,

여러 사람이 함께 사용하는 작은 AI 지식창고로 활용해보는 것도 꽤 괜찮은 방법이라고 생각합니다.