관계형 데이터베이스와 롤업으로 연결하기

데이터베이스가 서로 연결되면 달라지는 것

지금까지는 하나의 데이터베이스 안에서 정보를 정리했다. 업무 관리 데이터베이스에 상태, 마감일, 우선순위, 담당자를 넣고, 보기와 필터로 오늘 할 일이나 진행 중인 일을 나누어 보았다.

하지만 실제 일은 하나의 표 안에서만 움직이지 않는다.

하나의 프로젝트 안에는 여러 작업이 있다. 한 고객과 여러 프로젝트가 연결된다. 하나의 목표를 이루기 위해 매일 습관 기록이 쌓인다. 콘텐츠 아이디어는 기획 단계에 있다가 발행 일정과 연결된다.

이때 모든 정보를 한 데이터베이스에 억지로 넣으면 문제가 생긴다. 프로젝트 이름이 여러 업무에 반복해서 입력되고, 고객 정보가 여기저기 복사되며, 어느 프로젝트가 얼마나 진행됐는지 따로 계산해야 한다.

관계형 데이터베이스는 이 문제를 줄인다. 노션의 관계형 속성은 한 데이터베이스의 항목을 다른 데이터베이스의 항목과 연결하는 기능이다. 쉽게 말해 "이 작업은 어떤 프로젝트에 속하는가", "이 프로젝트는 어떤 고객과 관련 있는가"를 표시하는 연결선이다.

여기에 롤업을 더하면 연결된 데이터에서 필요한 정보를 끌어와 요약할 수 있다. 프로젝트 페이지에서 관련 작업 수, 완료율, 가장 빠른 마감일을 볼 수 있고, 고객 페이지에서 진행 중인 프로젝트 수나 총 계약 금액을 확인할 수 있다.

핵심은 정보를 복사하지 않는 것이다. 한곳에 정확히 입력하고, 필요한 곳에서는 연결해서 보는 방식으로 바꾸는 것이다. 이렇게 하면 데이터가 흩어지는 대신 서로 이어지고, 노션은 단순한 목록이 아니라 흐름을 보여주는 작업 공간에 가까워진다.

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프로젝트와 작업을 나누어 생각하기

가장 먼저 만들기 좋은 구조는 프로젝트 데이터베이스와 작업 데이터베이스의 연결이다.

프로젝트는 여러 작업을 묶는 큰 단위다. 예를 들어 "회사 홈페이지 개편"은 프로젝트다. 이 프로젝트 안에는 "메인 문구 작성", "디자인 시안 검토", "개발 일정 확정", "오픈 전 QA" 같은 작업이 들어간다.

이 둘을 한 데이터베이스에 모두 넣을 수도 있다. 하지만 프로젝트와 작업은 성격이 다르다.

프로젝트에는 보통 이런 정보가 필요하다.

• 프로젝트 목표

• 시작일과 종료일

• 전체 상태

• 담당 팀 또는 고객

• 관련 문서

• 예산 또는 계약 금액

작업에는 이런 정보가 필요하다.

• 할 일 이름

• 담당자

• 마감일

• 진행 상태

• 우선순위

• 세부 체크리스트

프로젝트는 큰 흐름을 보는 대상이고, 작업은 실행하는 대상이다. 그래서 둘을 분리하면 화면이 깔끔해진다. 프로젝트 데이터베이스에서는 전체 현황을 보고, 작업 데이터베이스에서는 오늘 무엇을 해야 하는지 집중할 수 있다.

물론 처음부터 반드시 나누어야 하는 것은 아니다. 작업이 몇 개 되지 않고 프로젝트도 단순하다면 하나의 데이터베이스로 시작해도 충분하다. 다만 반복해서 같은 프로젝트명을 입력하고 있거나, 프로젝트 항목과 작업 항목에 필요한 속성이 계속 달라진다면 분리를 생각할 때다.

관계형 속성으로 프로젝트와 작업 연결하기

작업 데이터베이스에 프로젝트라는 관계형 속성을 추가한다고 생각해보자. 이 속성은 작업 항목마다 "이 작업이 어느 프로젝트에 속하는지"를 고르게 해준다.

예를 들어 작업 데이터베이스에 다음 항목이 있다.

여기서 "홈페이지 개편"은 단순한 텍스트가 아니다. 프로젝트 데이터베이스에 있는 실제 항목과 연결되어 있다. 따라서 "홈페이지 개편" 프로젝트 페이지를 열면, 그 프로젝트와 연결된 작업들을 모아볼 수 있다.

관계형 속성을 만들 때는 상대 데이터베이스에도 연결 정보를 표시할지 선택할 수 있다. 작업에서 프로젝트를 선택했을 때, 프로젝트 쪽에서도 연결된 작업 목록을 보고 싶다면 양쪽에 보이도록 설정하는 편이 좋다. 프로젝트와 작업처럼 서로 오가며 확인해야 하는 구조에서는 이렇게 양쪽에서 연결을 볼 수 있어야 관리가 편해진다.

중복 입력을 줄이고 싶다면 다음 원칙을 기억하자.

• 프로젝트 이름은 프로젝트 데이터베이스에 한 번만 만든다.

• 작업에는 프로젝트 이름을 다시 입력하지 않고 관계형 속성으로 선택한다.

• 프로젝트 설명, 목표, 고객 정보는 프로젝트 페이지에 둔다.

• 작업의 세부 실행 내용은 작업 페이지에 둔다.

이렇게 나누면 "프로젝트 이름이 조금씩 다르게 입력되는 문제"가 줄어든다. 예를 들어 어떤 곳에는 "홈페이지 리뉴얼", 다른 곳에는 "웹사이트 개편", 또 다른 곳에는 "사이트 리뉴얼"이라고 입력하면 나중에 필터링하기 어렵다. 관계형 속성을 쓰면 하나의 프로젝트 항목을 선택하므로 기준이 흔들리지 않는다.

롤업으로 연결된 정보 요약하기

관계형 속성이 연결선이라면, 롤업은 그 연결선을 따라 필요한 값을 가져오는 기능이다.

프로젝트 데이터베이스에서 "홈페이지 개편"을 볼 때, 매번 작업 데이터베이스를 열어 작업 수와 마감일을 확인하는 것은 번거롭다. 이때 롤업을 사용하면 프로젝트 표 안에서 요약 정보를 바로 볼 수 있다.

롤업은 먼저 관계형 속성이 있어야 만들 수 있다. 연결된 데이터베이스가 있어야 그 안의 값을 가져올 수 있기 때문이다. 프로젝트와 작업을 관계형 속성으로 연결해두었다면, 프로젝트 데이터베이스에 다음과 같은 롤업 속성을 만들 수 있다.

완료율을 쉽게 보려면 작업 데이터베이스에 완료 여부 체크박스 속성을 둘 수 있다. 상태 속성을 이미 쓰고 있다면 "상태가 완료일 때 완료 여부도 체크한다"는 운영 규칙을 정하면 된다. 더 자동화된 방식은 다음 장의 수식과 자동 계산에서 다룰 수 있다.

롤업을 만들 때는 세 가지를 차례로 정한다고 이해하면 쉽다.

1. 어떤 관계형 속성을 따라갈 것인가?

2. 연결된 데이터베이스에서 어떤 속성을 가져올 것인가?

3. 가져온 값을 어떻게 계산할 것인가?

예를 들어 프로젝트 데이터베이스에서 "가장 빠른 마감일" 롤업을 만든다면 이렇게 생각한다.

• 관계: 작업 데이터베이스와 연결된 "작업" 속성

• 가져올 속성: 작업의 "마감일"

• 계산: 가장 이른 날짜

이렇게 만들면 프로젝트 관리자는 전체 작업 목록을 열지 않아도 어떤 프로젝트가 급한지 바로 판단할 수 있다. 다만 완료된 작업의 마감일까지 함께 계산될 수 있으므로, 실제 운영에서는 완료된 작업을 따로 관리할지, 수식으로 제외할지 같은 기준을 정해두면 더 정확해진다.

고객, 콘텐츠, 목표도 같은 방식으로 연결하기

관계형 속성과 롤업은 프로젝트 관리에만 쓰는 기능이 아니다. 서로 관련 있는 정보가 반복해서 등장한다면 대부분 연결할 수 있다.

고객과 프로젝트 연결하기

프리랜서나 영업팀이라면 고객 데이터베이스와 프로젝트 데이터베이스를 나눌 수 있다.

고객 데이터베이스에는 고객명, 담당자, 연락처, 산업군, 중요도 같은 정보를 둔다. 프로젝트 데이터베이스에는 프로젝트명, 상태, 계약 금액, 시작일, 종료일을 둔다.

프로젝트 데이터베이스에 고객 관계형 속성을 추가하면 각 프로젝트가 어느 고객과 관련 있는지 선택할 수 있다. 고객 데이터베이스에서는 롤업으로 다음 정보를 볼 수 있다.

• 진행 중인 프로젝트 수

• 전체 계약 금액

• 가장 최근 프로젝트 종료일

• 담당 중인 내부 멤버

이 구조의 장점은 고객 정보를 매번 프로젝트에 복사하지 않아도 된다는 점이다. 고객 연락처가 바뀌면 고객 데이터베이스만 수정하면 된다.

콘텐츠 아이디어와 발행 일정 연결하기

콘텐츠를 만드는 사람이라면 아이디어 데이터베이스와 발행 일정 데이터베이스를 분리할 수 있다.

아이디어 데이터베이스에는 주제, 핵심 메시지, 참고 링크, 타깃 독자, 콘텐츠 형식을 둔다. 발행 일정 데이터베이스에는 발행일, 채널, 상태, 담당자, 최종 URL을 둔다.

아이디어가 실제 발행 계획으로 넘어갈 때 발행 일정과 연결한다. 그러면 아이디어 페이지에서 "이 아이디어가 언제, 어느 채널에 발행되는지" 확인할 수 있고, 발행 일정에서는 "이 콘텐츠가 어떤 아이디어에서 출발했는지" 추적할 수 있다.

롤업으로는 아이디어별 발행 횟수, 마지막 발행일, 연결된 채널 등을 가져올 수 있다. 하나의 아이디어를 블로그, 뉴스레터, SNS 게시물로 재활용하는 팀이라면 특히 유용하다.

목표와 습관 기록 연결하기

개인 생산성에서도 관계형 속성은 강력하다.

예를 들어 목표 데이터베이스와 습관 기록 데이터베이스를 만든다. 목표에는 "체력 회복", "영어 학습", "독서량 늘리기" 같은 큰 방향을 넣는다. 습관 기록에는 날짜, 실행한 습관, 소요 시간, 완료 여부를 기록한다.

습관 기록에 목표 관계형 속성을 추가하면 매일의 행동이 어떤 목표와 연결되는지 보인다. 목표 데이터베이스에서는 롤업으로 전체 실행 횟수, 총 학습 시간, 완료 비율을 확인할 수 있다. 만약 "이번 달 실행 횟수"처럼 기간을 제한해서 보고 싶다면 날짜 필터가 적용된 보기나 수식과 함께 설계하면 된다.

이 구조는 단순한 체크리스트와 다르다. 체크리스트는 오늘 했는지 확인하는 데 좋고, 관계형 데이터베이스는 그 행동이 장기 목표에 얼마나 쌓였는지 보여준다.

하나에 넣을까, 나눌까

관계형 데이터베이스를 배우면 모든 것을 연결하고 싶어진다. 하지만 데이터베이스를 너무 많이 나누면 오히려 사용하기 어려워진다. 중요한 것은 "나눌 수 있는가"가 아니라 "나누는 편이 관리하기 쉬운가"다.

한 데이터베이스에 넣어도 좋은 경우는 다음과 같다.

• 항목들이 같은 종류의 정보다.

• 필요한 속성이 거의 같다.

• 같은 보기와 필터로 관리할 수 있다.

• 항목 수가 많지 않고 구조가 단순하다.

예를 들어 개인 업무 목록에서 "메일 보내기", "자료 정리", "회의 준비" 정도를 관리한다면 하나의 업무 데이터베이스로 충분하다.

반대로 여러 데이터베이스로 나누는 편이 좋은 경우도 있다.

• 큰 항목과 작은 실행 항목이 구분된다.

• 각 항목에 필요한 속성이 크게 다르다.

• 하나의 항목에 여러 하위 항목이 반복해서 연결된다.

• 요약 정보가 필요하다.

• 고객, 프로젝트, 작업처럼 서로 다른 역할의 정보가 있다.

프로젝트와 작업은 대표적인 예다. 프로젝트에는 목표와 기간이 중요하고, 작업에는 담당자와 마감일이 중요하다. 둘을 한 표에 넣으면 속성이 많아지고, 어떤 항목은 빈칸이 많아진다. 이런 경우에는 나누는 편이 낫다.

단, 처음부터 완벽한 구조를 만들려고 하지 말자. 먼저 하나의 데이터베이스로 시작하고, 반복 입력이 늘어나거나 빈칸이 많아질 때 분리해도 늦지 않다.

연결이 많아질수록 필요한 정리 규칙

관계형 속성이 늘어나면 노션은 강력해지지만 동시에 복잡해진다. 어떤 속성이 무엇을 연결하는지 알기 어렵고, 표에 표시되는 열이 너무 많아질 수 있다. 그래서 처음부터 간단한 규칙을 정해두는 것이 좋다.

첫째, 관계형 속성 이름은 연결 대상을 분명히 적는다.

작업 데이터베이스에서 프로젝트와 연결한다면 속성 이름을 "관련"처럼 모호하게 만들지 말고 "프로젝트"라고 쓴다. 프로젝트 데이터베이스에서 작업 목록을 보여주는 속성은 "관련 작업"처럼 이름을 붙이면 이해하기 쉽다.

둘째, 롤업 이름에는 계산 결과를 드러낸다.

"작업 롤업"보다 "관련 작업 수", "가장 빠른 마감일", "완료율"이 낫다. 이름만 봐도 무엇을 보여주는지 알 수 있어야 한다.

셋째, 모든 속성을 모든 보기에 보여주지 않는다.

프로젝트 전체 표에서는 프로젝트명, 상태, 기간, 완료율, 가장 빠른 마감일 정도만 보여줘도 충분하다. 고객 정보, 내부 메모, 상세 금액 같은 속성은 필요할 때만 보이게 하거나 별도 보기에서 관리한다.

넷째, 중요한 연결은 항목 페이지 안에서도 확인할 수 있게 배치한다.

프로젝트 페이지를 열었을 때 관련 작업 목록이 바로 보이면 실행하기 쉽다. 고객 페이지를 열었을 때 연결된 프로젝트가 보이면 맥락을 파악하기 쉽다. 표에서만 연결을 확인하게 만들면 실제 업무 중에 놓치기 쉽다.

다섯째, 연결은 필요한 만큼만 만든다.

모든 데이터베이스를 서로 연결하면 멋져 보일 수는 있다. 하지만 실제로 보지 않는 연결은 관리 부담만 늘린다. "이 연결을 통해 어떤 결정을 더 빨리 할 수 있는가?"라고 물어보자. 답이 없다면 아직 만들 필요가 없다.

작은 업무 시스템으로 확장해보기

이제 앞에서 만든 업무 관리 데이터베이스를 한 단계 확장해보자.

1. 프로젝트 데이터베이스를 만든다.

2. 작업 데이터베이스에 프로젝트 관계형 속성을 추가한다.

3. 필요하다면 프로젝트 데이터베이스에서도 연결된 작업이 보이도록 설정한다.

4. 각 작업을 해당 프로젝트와 연결한다.

5. 프로젝트 데이터베이스에 관련 작업 수 롤업을 만든다.

6. 작업의 완료 여부를 기준으로 완료율 롤업을 만든다.

7. 작업 마감일을 기준으로 가장 빠른 마감일 롤업을 만든다.

8. 프로젝트 보기에서는 상태, 완료율, 가장 빠른 마감일만 우선 표시한다.

이 정도만 해도 업무 시스템은 크게 달라진다. 작업자는 오늘 해야 할 일을 보고, 관리자는 프로젝트별 진행률을 본다. 같은 데이터를 두 번 입력하지 않아도 각자 필요한 화면을 얻을 수 있다.

관계형 데이터베이스와 롤업의 목표는 복잡한 시스템을 만드는 것이 아니다. 흩어진 정보를 연결해 현재 상황을 더 빨리 이해하는 것이다. 프로젝트, 작업, 고객, 목표가 서로 연결되기 시작하면 노션은 단순한 기록장이 아니라 흐름을 보여주는 작업 공간이 된다.