모든 부서를 위한 데일리 업무 프롬프트 키트

AI를 붙일 첫 번째 장소는 혁신사업 회의실이 아니다

대학에서 AI를 이야기하면 많은 사람이 거대한 시스템을 떠올린다. 학생 상담 챗봇, 지능형 학사관리, 데이터 기반 대학 경영 대시보드 같은 이름들이 먼저 등장한다. 물론 그런 프로젝트도 중요하다. 그러나 대학교직원의 하루를 실제로 바꾸는 AI는 대개 더 작고 가까운 곳에서 시작된다.

오늘 오전에 쌓인 메일함, 급히 회신해야 하는 민원, 어제 회의에서 흩어진 메모, 상위기관에서 내려온 긴 공문, 부서장에게 보고해야 할 한 장짜리 요약본. 이곳이야말로 AI가 가장 먼저 들어갈 자리다.

AI는 행정의 판단을 대신하는 존재가 아니다. 대신 초안을 잡고, 문장을 정리하고, 빠진 항목을 찾아내고, 문서의 톤을 바꾸며, 실무자가 검토할 수 있는 구조를 만들어준다. 즉, AI는 '결정권자'가 아니라 '정리력이 좋은 동료'에 가깝다. 단, 이 동료는 업무 지시를 아주 구체적으로 받을수록 일을 잘한다.

이번 장은 모든 부서에서 공통으로 쓸 수 있는 데일리 프롬프트 키트다. 교무처, 학생처, 입학처, 기획처, 산학협력단, 국제교류팀, 총무팀, 재무팀, 시설팀, 도서관, 정보화 부서까지 거의 모든 대학 행정 업무에 적용할 수 있도록 설계했다. 부서명, 대상자, 문서 목적, 말투, 기한만 바꾸면 바로 사용할 수 있다.

복사하기 전에 먼저 바꿔야 할 6개의 괄호

좋은 프롬프트는 멋진 문장보다 정확한 칸에서 나온다. 아래 프롬프트에 등장하는 대괄호 부분은 그대로 두지 말고 반드시 본인 업무에 맞게 바꿔야 한다.

프롬프트를 넣을 때는 처음부터 완벽한 문서를 기대하지 않아도 된다. 첫 번째 답변은 초안이다. 두 번째 요청에서 길이를 줄이고, 세 번째 요청에서 표현을 다듬고, 마지막으로 사람이 사실관계와 규정, 개인정보를 확인한다. 이 순서가 대학 행정에서 가장 안전하고 빠르다.

이메일 답변 프롬프트: 바쁜 오전의 문장 정리대

대학 직원의 메일함은 작은 행정 포털이다. 문의, 요청, 항의, 안내, 확인, 독촉이 한 화면에 섞여 있다. AI를 활용하면 메일을 '처리할 문장'이 아니라 '분류하고 대응할 업무'로 바꿀 수 있다.

먼저 가장 기본이 되는 이메일 답변 프롬프트다. 학생, 교수, 외부기관, 학부모 등 대상에 따라 말투만 조절하면 된다.

## 역할
당신은 대한민국 대학교 [부서명]의 행정 실무자를 돕는 문서 작성 보조자입니다.

## 목표
아래 수신 메일에 대해 정확하고 공손한 답변 메일 초안을 작성하세요.

## 수신 메일
[여기에 상대방 메일 원문 붙여넣기]

## 답변에 반드시 포함할 내용
- 핵심 답변: [가능 / 불가 / 확인 필요 / 담당 부서 안내]
- 안내해야 할 일정: [일정 입력]
- 제출 또는 확인이 필요한 자료: [자료 입력]
- 문의처: [부서명, 전화번호, 이메일]

## 작성 조건
- 대상자는 [재학생/교수/학부모/외부기관 담당자]입니다.
- 톤은 공손하고 명확하게 작성하세요.
- 확정되지 않은 내용은 단정하지 말고 확인 후 안내하겠다고 표현하세요.
- 개인정보, 민감정보, 내부 검토 의견은 포함하지 마세요.
- 제목 1개와 본문을 작성하세요.

## 출력 형식
### 메일 제목

### 메일 본문

### 발송 전 확인할 사항
표로 정리하세요.

이 프롬프트의 장점은 답변만 만드는 데서 끝나지 않는다는 점이다. 마지막에 '발송 전 확인할 사항'을 요구하면 AI가 문서의 빈칸을 알려준다. 일정이 빠졌는지, 첨부파일이 필요한지, 담당자 확인이 필요한지 점검할 수 있다.

짧고 단정한 확인 메일

회의 참석 여부, 자료 수신 여부, 일정 확인처럼 간단하지만 매번 손이 가는 메일도 AI에 맡길 수 있다.

## 역할
당신은 대학 행정 메일을 간결하게 정리하는 비서입니다.

## 목표
아래 내용을 바탕으로 짧고 정중한 확인 메일을 작성하세요.

## 상황
- 발신 부서: [부서명]
- 수신 대상: [대상자]
- 확인할 내용: [예: 자료를 정상 수신했으며 검토 후 회신 예정]
- 후속 일정: [예: 5월 20일까지 검토 결과 회신]

## 작성 조건
- 5문장 이내로 작성하세요.
- 불필요한 미사여구는 줄이세요.
- 상대방이 다음 행동을 명확히 알 수 있게 하세요.

## 출력 형식
메일 제목과 본문으로 나누어 작성하세요.

민감한 사안의 부드러운 거절 메일

대학 행정에서 거절은 자주 필요하지만 어렵다. 장학 기준 미충족, 제출기한 경과, 규정상 처리 불가, 공간 대관 제한 같은 상황은 단호하되 무례하지 않아야 한다.

## 역할
당신은 대학 행정 민원과 요청사항에 대해 공정하고 정중하게 회신하는 담당자입니다.

## 목표
아래 요청에 대해 규정과 절차를 근거로 부드럽지만 명확한 거절 메일 초안을 작성하세요.

## 요청 내용
[상대방 요청 내용 붙여넣기]

## 거절 사유
[예: 신청기한 경과 / 자격요건 미충족 / 예산 소진 / 규정상 불가 / 담당 부서 소관 아님]

## 안내 가능한 대안
[예: 다음 신청 기간 안내 / 이의신청 절차 / 다른 지원제도 / 담당 부서 연락처]

## 작성 조건
- 상대방의 불편을 먼저 인정하세요.
- 거절 사유는 감정이 아니라 기준과 절차 중심으로 설명하세요.
- 책임을 회피하는 표현은 피하세요.
- 확정되지 않은 예외 가능성을 암시하지 마세요.
- 마지막 문장은 추가 문의가 가능하다는 안내로 마무리하세요.

## 출력 형식
### 메일 제목
### 회신 본문
### 표현 점검
거칠게 느껴질 수 있는 문장과 대체 문장을 표로 제시하세요.

협조 요청문 프롬프트: 바쁘다는 걸 알지만, 그래도 부탁해야 할 때

대학 업무는 혼자 끝나지 않는다. 학과에 자료를 요청하고, 타 부서에 확인을 부탁하고, 교수에게 일정 회신을 받아야 하며, 외부기관에 협조를 구해야 한다. 협조 요청문은 정중함보다 구조가 먼저다. 무엇을, 왜, 언제까지, 어떤 형식으로 보내야 하는지가 보여야 한다.

## 역할
당신은 대학 내 부서 간 협업 문서를 작성하는 행정 전문가입니다.

## 목표
아래 내용을 바탕으로 협조 요청 메일 또는 공문 초안을 작성하세요.

## 요청 개요
- 요청 부서: [부서명]
- 수신 대상: [학과/부서/교원/외부기관]
- 요청 목적: [목적]
- 요청 배경: [배경]
- 요청 사항: [구체적 요청]
- 제출 기한: [날짜와 시간]
- 제출 방법: [이메일/시스템/공문/양식 첨부]
- 첨부파일: [있음/없음, 파일명]

## 작성 조건
- 수신자가 해야 할 일을 한눈에 이해할 수 있게 작성하세요.
- 요청 배경은 3문장 이내로 간결하게 설명하세요.
- 마감일과 제출 방법은 본문 중간에 눈에 띄게 배치하세요.
- 강압적으로 보이지 않되, 기한 준수의 중요성은 분명히 표현하세요.

## 출력 형식
### 제목
### 본문
### 수신자 체크리스트
수신자가 해야 할 일을 체크리스트로 정리하세요.

협조 요청문을 잘 쓰면 독촉 메일이 줄어든다. 첫 문서가 선명할수록 후속 커뮤니케이션은 짧아진다. AI에게 '수신자 체크리스트'를 만들게 하는 이유도 여기에 있다. 내가 요청을 잘 썼는지 확인하는 동시에 상대방이 할 일을 다시 정리할 수 있다.

안내문 프롬프트: 읽히는 공지는 제목에서 결정된다

대학의 안내문은 너무 자주 길어진다. 작성자는 모든 내용을 빠짐없이 넣고 싶어 하지만, 독자는 자신에게 필요한 정보만 빨리 찾고 싶어 한다. 좋은 안내문은 친절한 문장보다 구조가 먼저다. 대상, 일정, 신청방법, 유의사항, 문의처가 빠르게 보여야 한다.

## 역할
당신은 대학 공지사항과 안내문을 독자가 이해하기 쉽게 편집하는 콘텐츠 에디터입니다.

## 목표
아래 정보를 바탕으로 대학 홈페이지 또는 학사공지에 게시할 안내문을 작성하세요.

## 안내 정보
- 제목 초안: [제목]
- 대상: [예: 2026학년도 1학기 재학생]
- 핵심 내용: [안내할 내용]
- 신청 또는 참여 기간: [기간]
- 방법: [온라인 신청/방문 제출/이메일 제출 등]
- 제출서류: [서류 목록]
- 유의사항: [주의할 점]
- 문의처: [부서명, 연락처]

## 작성 조건
- 제목은 3개 안을 제시하세요.
- 첫 문단에서 누가 무엇을 해야 하는지 바로 알 수 있게 작성하세요.
- 일정, 방법, 제출서류는 표로 정리하세요.
- 유의사항은 오해가 생기지 않도록 구체적으로 작성하세요.
- 학생 대상이면 쉬운 표현을 사용하고, 교직원 대상이면 업무 처리 기준을 명확히 쓰세요.

## 출력 형식
### 추천 제목 3안
### 게시용 안내문
### 핵심 정보 표
### 문의 전 확인할 FAQ 5개

안내문에 FAQ를 붙이는 습관은 문의 전화를 줄인다. 특히 장학, 수강신청, 등록, 졸업, 생활관, 국제교류 업무에서 효과가 크다. 학생이 가장 많이 묻는 질문은 대체로 이미 안내문 안에 답이 있다. 다만 찾기 어렵게 숨어 있을 뿐이다.

문자·알림톡 프롬프트: 90자 안에 행정을 담는 법

문자와 알림톡은 길게 설명하는 매체가 아니다. '누가, 무엇을, 언제까지, 어디서'만 남겨야 한다. 단, 너무 짧으면 불친절하고 너무 길면 읽히지 않는다. AI에게 글자 수와 필수 요소를 동시에 지시하면 실무에 맞는 문구를 빠르게 만들 수 있다.

## 역할
당신은 대학 행정 알림 문구를 짧고 정확하게 작성하는 카피라이터입니다.

## 목표
아래 내용을 바탕으로 문자 또는 알림톡 문구를 작성하세요.

## 알림 정보
- 발송 부서: [부서명]
- 대상자: [대상자]
- 알림 목적: [예: 신청 마감 안내]
- 핵심 일정: [날짜, 시간]
- 행동 요청: [예: 포털에서 신청 완료]
- 링크 또는 문의처: [URL 또는 전화번호]

## 작성 조건
- 90자 이내 버전 2개, 150자 이내 버전 2개를 작성하세요.
- 날짜와 행동 요청을 반드시 포함하세요.
- 약어와 내부 용어는 피하세요.
- 불안감을 과도하게 조성하지 마세요.

## 출력 형식
| 구분 | 문구 | 글자 수 | 적합한 상황 |

짧은 문구일수록 사소한 표현이 중요하다. '미신청 시 불이익'이라는 말은 때로 필요하지만, 모든 안내에 반복되면 학생은 피로감을 느낀다. '기한 내 신청해야 반영됩니다'처럼 행정 결과를 설명하는 방식이 더 안정적이다.

민원 회신 프롬프트: 감정은 낮추고 기준은 선명하게

민원 회신은 속도가 중요하지만, 더 중요한 것은 안정감이다. 감정적인 문장을 감정적으로 되받지 않아야 하고, 규정을 언급하더라도 차갑게 밀어내는 느낌을 주지 않아야 한다. AI는 초안 작성에 유용하지만, 민원 답변은 반드시 담당자가 사실관계와 법적 표현을 확인해야 한다.

## 역할
당신은 대학 행정 민원 회신문 초안을 작성하는 실무 지원자입니다.

## 목표
아래 민원 내용을 분석하고, 공정하고 차분한 회신문 초안을 작성하세요.

## 민원 내용
[민원 원문 붙여넣기]

## 확인된 사실관계
- 확인된 사실: [사실]
- 관련 규정 또는 절차: [규정명, 조항, 내부 기준]
- 처리 가능 사항: [가능한 조치]
- 처리 불가 사항: [불가한 조치와 사유]
- 추가 확인 필요 사항: [필요 시 입력]

## 작성 조건
- 민원인의 불편 또는 문제 제기를 먼저 인정하세요.
- 확인된 사실과 판단을 구분해서 작성하세요.
- 규정은 쉬운 말로 풀어 설명하세요.
- 담당 부서가 할 수 있는 후속 조치를 명확히 제시하세요.
- 개인정보와 제3자 정보는 포함하지 마세요.
- 법적 판단처럼 보이는 단정적 표현은 피하세요.

## 출력 형식
### 민원 요지 요약
### 회신문 초안
### 담당자 검토 필요 사항
### 표현 리스크 점검표

여기서 핵심은 '확인된 사실'과 '판단'을 분리하는 것이다. 대학 민원은 여러 이해관계가 얽혀 있다. 누가 무엇을 말했다는 사실, 규정상 어떻게 처리된다는 기준, 앞으로 무엇을 할 수 있다는 조치는 서로 다른 층위다. 이 세 가지를 섞지 않으면 회신의 품질이 올라간다.

회의록 자동화 프롬프트: 녹취록을 업무표로 바꾸는 기술

회의는 말로 시작하지만 행정은 표로 끝난다. 누가 무엇을 언제까지 할 것인지 남지 않는 회의는 다음 회의에서 다시 반복된다. AI를 활용하면 녹취록이나 메모를 의사결정 사항, 담당자, 기한, 후속 조치 중심으로 정리할 수 있다.

회의록 프롬프트에서 중요한 것은 '예쁘게 요약'하라고 하지 않는 것이다. 대신 결정, 보류, 담당, 기한, 리스크를 나눠 달라고 해야 한다.

## 역할
당신은 대학 행정 회의록을 정리하는 전문 기록 담당자입니다.

## 목표
아래 회의 메모 또는 녹취록을 바탕으로 실행 중심 회의록을 작성하세요.

## 회의 정보
- 회의명: [회의명]
- 일시: [일시]
- 장소 또는 방식: [대면/온라인/하이브리드]
- 참석자: [참석자]
- 작성 부서: [부서명]

## 원자료
[회의 메모 또는 녹취록 붙여넣기]

## 정리 기준
- 단순 발언 나열이 아니라 안건별로 정리하세요.
- 확정된 의사결정과 논의 중인 사항을 구분하세요.
- 담당자, 기한, 후속 조치를 반드시 추출하세요.
- 발언자가 불명확한 내용은 추정하지 말고 '확인 필요'로 표시하세요.
- 예산, 일정, 규정, 대외협력 관련 리스크를 별도로 정리하세요.

## 출력 형식
### 회의 개요
### 안건별 논의 요약
### 의사결정 사항
| 번호 | 결정 사항 | 근거 또는 배경 | 관련 부서 |
### 실행 과제
| 번호 | 과제 | 담당자 또는 부서 | 기한 | 필요 자료 | 상태 |
### 보류 및 확인 필요 사항
### 다음 회의 전 준비할 일

회의록 자동화의 목적은 기록을 줄이는 것이 아니라 후속 업무를 선명하게 만드는 데 있다. 특히 여러 부서가 함께 움직이는 사업에서는 '담당자 또는 부서'와 '기한'이 빠지면 회의록은 자료 보관용 문서가 된다. AI에게 실행 과제 표를 만들게 하면 회의록이 곧 업무 관리표가 된다.

회의 후 5분 안에 보내는 후속 메일

회의록 전체를 배포하기 전, 참석자에게 빠르게 공유할 요약 메일도 유용하다.

## 역할
당신은 회의 직후 참석자에게 공유할 후속 메일을 작성하는 대학 행정 실무자입니다.

## 목표
아래 회의 요약을 바탕으로 참석자에게 보낼 후속 안내 메일을 작성하세요.

## 회의 요약
[회의록 초안 또는 핵심 메모 붙여넣기]

## 작성 조건
- 감사 인사로 시작하되 길지 않게 작성하세요.
- 확정 사항과 각 부서의 후속 조치를 구분하세요.
- 기한이 있는 업무는 굵게 표시하세요.
- 이견이나 수정사항 회신 기한을 포함하세요.
- 전체 분량은 A4 반 페이지 이내로 작성하세요.

## 출력 형식
### 메일 제목
### 메일 본문
### 첨부 또는 링크 안내 문구

이 프롬프트는 회의가 끝난 뒤 가장 빛난다. 기억이 남아 있을 때 후속 메일을 보내면 업무 속도가 달라진다. 회의록은 나중에 다듬더라도, 결정 사항과 마감일은 당일에 공유하는 편이 좋다.

공문·사업 공고·내부 규정 요약 프롬프트: 긴 문서를 실행 가능한 지도처럼

상위기관 공문과 사업 공고는 대학 행정에서 가장 긴급한 문서 중 하나다. 문제는 길고 촘촘하다는 데 있다. 접수 기간, 신청 자격, 제출 서류, 예산 기준, 성과 지표, 유의사항, 제재 조항이 한꺼번에 들어온다. AI는 이런 문서를 '읽기 쉬운 요약'이 아니라 '실행 가능한 판단표'로 바꾸는 데 써야 한다.

## 역할
당신은 대학 행정 공문과 사업 공고를 분석해 실행 정보를 추출하는 정책 문서 분석가입니다.

## 목표
아래 문서를 읽고 우리 대학 [부서명]이 확인해야 할 핵심 사항을 정리하세요.

## 문서 원문
[상위기관 공문, 사업 공고, 내부 규정 원문 붙여넣기]

## 분석 관점
- 핵심 목적: 이 문서가 요구하는 바는 무엇인가
- 주요 일정: 신청, 제출, 심사, 발표, 정산, 결과보고 일정은 무엇인가
- 제출서류: 필수와 선택 서류는 무엇인가
- 담당 가능 부서: 우리 대학에서 어느 부서가 관련되는가
- 부서 영향도: 업무량, 예산, 인력, 시스템, 대외평판에 미치는 영향은 무엇인가
- 리스크: 기한 미준수, 요건 미충족, 예산 부적정, 개인정보, 법무 검토 이슈는 무엇인가

## 작성 조건
- 원문에 없는 내용은 추측하지 마세요.
- 불명확한 내용은 '확인 필요'로 표시하세요.
- 날짜와 제출서류는 빠뜨리지 마세요.
- 실무자가 바로 업무를 배정할 수 있게 정리하세요.

## 출력 형식
### 한 문장 요약
### 핵심 일정표
| 구분 | 날짜 | 해야 할 일 | 담당 후보 부서 | 비고 |
### 제출서류 목록
| 필수 여부 | 서류명 | 작성 주체 | 확인 사항 |
### 부서별 영향도
| 부서 | 관련 업무 | 예상 부담 | 협조 필요 사항 |
### 주요 리스크와 대응
| 리스크 | 발생 가능 상황 | 사전 대응 | 확인 필요 부서 |
### 담당자에게 필요한 질문 10개

이 프롬프트는 특히 기획처, 산학협력단, 연구지원 부서, 국제교류 부서에서 유용하다. 긴 공고문을 처음 읽을 때는 세부사항에 빠지기 쉽다. AI에게 일정, 제출서류, 영향도, 리스크를 나눠 뽑게 하면 첫 회의의 질이 달라진다.

내부 규정 빠른 검토 프롬프트

규정은 정답처럼 보이지만, 실제 업무에서는 해석이 필요하다. AI에게 규정의 의미를 묻는 것이 아니라, 어떤 조항을 확인해야 하는지 정리하게 해야 안전하다.

## 역할
당신은 대학 내부 규정을 실무 관점에서 읽기 쉽게 정리하는 행정 문서 분석 보조자입니다.

## 목표
아래 규정 또는 지침에서 [업무 상황]과 관련된 조항을 찾아 실무자가 확인할 수 있게 정리하세요.

## 업무 상황
[예: 휴학 신청 기한 경과 후 예외 처리 가능 여부 검토]

## 규정 원문
[규정 또는 지침 내용 붙여넣기]

## 작성 조건
- 관련 조항과 관련성이 낮은 조항을 구분하세요.
- 조항의 의미를 쉬운 말로 풀어 쓰되, 원문과 다른 결론을 만들지 마세요.
- 예외 적용 가능성은 단정하지 말고 확인 필요로 표시하세요.
- 최종 판단은 담당 부서와 결재권자가 해야 함을 전제로 작성하세요.

## 출력 형식
### 관련 조항 요약
| 조항 | 핵심 내용 | 업무 상황과의 관련성 | 확인 필요 사항 |
### 실무 검토 포인트
### 결재 전 확인 질문

보고서 톤 앤 매너 변환 프롬프트: 같은 내용, 다른 독자

보고서는 내용만큼 독자가 중요하다. 같은 사업 결과라도 총장단에게 보고할 때, 실무 회의에서 공유할 때, 외부기관에 배포할 때 문장은 달라져야 한다. AI는 하나의 초안을 여러 버전으로 바꾸는 데 매우 강하다.

핵심은 '더 좋게 써줘'가 아니라 '누가 읽는 어떤 버전으로 바꿔줘'라고 지시하는 것이다.

## 역할
당신은 대학 행정 보고서를 독자와 목적에 맞게 편집하는 전략 문서 에디터입니다.

## 목표
아래 보고서 초안을 4가지 버전으로 변환하세요.

## 보고서 초안
[보고서 초안 붙여넣기]

## 변환 버전
1. 한 장 요약용: 핵심 배경, 주요 결과, 결정 필요 사항 중심
2. 임원 보고용: 전략적 의미, 리스크, 의사결정 포인트 중심
3. 실무자 실행계획용: 일정, 담당, 산출물, 체크리스트 중심
4. 대외 배포용: 성과, 의미, 이해하기 쉬운 표현 중심

## 작성 조건
- 원문에 없는 성과나 수치를 만들지 마세요.
- 각 버전의 독자를 고려해 문장 길이와 용어를 조절하세요.
- 임원 보고용에는 결정을 요청하는 문장을 포함하세요.
- 실무자 실행계획용에는 표와 체크리스트를 포함하세요.
- 대외 배포용에는 내부 사정, 민감한 표현, 미확정 계획을 제외하세요.

## 출력 형식
### 1. 한 장 요약용
### 2. 임원 보고용
### 3. 실무자 실행계획용
### 4. 대외 배포용
### 버전별 삭제하거나 보완한 표현 설명

보고서 변환은 대학 직원에게 가장 체감이 큰 활용법 중 하나다. 우리는 종종 같은 내용을 여러 번 다시 쓴다. 부서장 보고용으로 고치고, 회의자료로 줄이고, 홈페이지 게시용으로 부드럽게 바꾸고, 외부기관 제출용으로 공식화한다. AI는 이 반복을 줄여준다.

한 장 요약으로 압축하기

긴 보고서를 빠르게 올려야 할 때는 아래 프롬프트를 별도로 저장해두면 좋다.

## 역할
당신은 대학 보직자에게 보고할 한 장 요약자료를 작성하는 기획 담당자입니다.

## 목표
아래 자료를 A4 1장 분량의 요약 보고서로 압축하세요.

## 원자료
[보고서, 회의자료, 사업계획 초안 붙여넣기]

## 작성 조건
- 첫 줄에 이 보고서의 핵심 메시지를 한 문장으로 작성하세요.
- 배경은 3줄 이내로 줄이세요.
- 현재 상황, 쟁점, 선택지, 요청 사항을 구분하세요.
- 숫자와 일정은 표로 정리하세요.
- 의사결정이 필요한 경우 선택지별 장단점을 제시하세요.

## 출력 형식
### 핵심 메시지
### 보고 배경
### 주요 내용
### 쟁점 및 리스크
### 결정 또는 지시 요청 사항
### 후속 일정

실행계획으로 바꾸기

좋은 보고도 실행으로 이어지지 않으면 종이에 머문다. 보고서 초안을 실행계획으로 바꾸면 회의 이후의 속도가 달라진다.

## 역할
당신은 대학 행정 사업을 실행 가능한 업무 계획으로 전환하는 프로젝트 매니저입니다.

## 목표
아래 보고서 또는 사업계획을 실무자 실행계획으로 변환하세요.

## 원자료
[보고서 또는 사업계획 붙여넣기]

## 작성 조건
- 목표를 구체적인 산출물 기준으로 재정리하세요.
- 업무를 단계별로 나누고 각 단계의 담당 부서를 제안하세요.
- 일정은 주차 단위 또는 날짜 단위로 제시하세요.
- 선행 업무와 후행 업무의 관계를 표시하세요.
- 예산, 규정, 홍보, 시스템, 민원 리스크를 점검하세요.

## 출력 형식
### 실행 목표
### 단계별 추진계획
| 단계 | 기간 | 주요 업무 | 담당 후보 | 산출물 | 선행 조건 |
### 리스크 관리표
| 리스크 | 영향 | 대응 방안 | 확인 부서 |
### 이번 주 바로 할 일 10개

번역·로컬라이징 프롬프트: 직역 말고, 대학답게 바꾸기

국제교류, 외국인 유학생 지원, 해외 대학 협약, 국제행사 운영에서는 번역 품질이 곧 대학의 신뢰가 된다. AI 번역은 빠르지만, 그대로 쓰면 어색한 직역이나 문화적으로 맞지 않는 표현이 남을 수 있다. 그래서 단순히 번역하라고 하기보다 '대학 행정 문서로 자연스럽게 로컬라이징하라'고 지시해야 한다.

로컬라이징은 번역보다 넓은 개념이다. 단어를 바꾸는 것을 넘어, 상대 문화와 문서 목적에 맞게 표현, 단위, 날짜, 예의 수준, 안내 방식을 조정하는 일이다.

## 역할
당신은 대학 국제교류 및 외국인 유학생 행정 문서를 번역하고 로컬라이징하는 전문 번역가입니다.

## 목표
아래 문서를 [목표 언어]로 자연스럽고 공식적인 대학 행정 문서 스타일로 번역하세요.

## 원문
[번역할 문서 붙여넣기]

## 번역 정보
- 원문 언어: [한국어/영어/기타]
- 목표 언어: [한국어/영어]
- 문서 유형: [이메일/협약문/행사 안내문/공지사항/신청서 안내]
- 독자: [해외 대학 담당자/외국인 유학생/교수/방문단]
- 톤: [공식적/친근하지만 정중함/간결함]

## 작성 조건
- 직역보다 자연스러운 행정 문서 표현을 우선하세요.
- 대학명, 부서명, 직위, 고유명사는 임의로 바꾸지 마세요.
- 날짜, 시간, 장소, 금액, 링크는 정확히 유지하세요.
- 문화적으로 어색한 표현은 자연스럽게 조정하고, 조정한 이유를 설명하세요.
- 법적 효력이 있는 협약문은 의미가 달라질 수 있는 부분을 표시하세요.

## 출력 형식
### 번역문
### 표현 조정 설명
### 확인이 필요한 고유명사와 숫자
### 원문 의미가 모호한 부분

영문 메일을 한국어 보고용으로 요약하기

해외 대학에서 온 메일은 그대로 전달하기보다 내부 공유용으로 요약해야 할 때가 많다. 이때는 번역과 요약을 함께 시키면 좋다.

## 역할
당신은 해외 대학과의 이메일을 한국 대학 내부 보고용으로 정리하는 국제교류 실무자입니다.

## 목표
아래 영문 이메일을 한국어로 요약하고, 우리 대학이 해야 할 일을 정리하세요.

## 영문 이메일
[영문 이메일 붙여넣기]

## 작성 조건
- 전체를 직역하지 말고 내부 공유용으로 요약하세요.
- 상대방의 요청사항, 마감일, 첨부파일, 회신 필요 여부를 반드시 추출하세요.
- 외교적 표현이나 완곡한 표현은 실제 의미를 풀어 설명하세요.
- 불확실한 내용은 확인 필요로 표시하세요.

## 출력 형식
### 메일 핵심 요약
### 상대 기관 요청사항
| 요청사항 | 마감일 | 우리 대학 담당 후보 | 필요 조치 |
### 회신 초안 한국어
### 회신 초안 영어
### 확인 필요 사항

한국어 안내문을 외국인 유학생용 영어로 바꾸기

외국인 유학생 대상 문서는 쉬운 영어가 중요하다. 행정 용어를 그대로 옮기면 문장이 딱딱해지고 이해가 어려워진다.

## 역할
당신은 외국인 유학생이 이해하기 쉬운 영어 안내문을 작성하는 대학 행정 커뮤니케이터입니다.

## 목표
아래 한국어 안내문을 외국인 유학생 대상 영어 안내문으로 바꾸세요.

## 한국어 원문
[한국어 안내문 붙여넣기]

## 작성 조건
- 어려운 행정 용어는 쉬운 영어로 풀어 쓰세요.
- 학생이 해야 할 행동을 단계별로 안내하세요.
- 날짜, 장소, 제출서류, 문의처를 눈에 띄게 정리하세요.
- 한국 대학 제도에 익숙하지 않은 학생도 이해할 수 있게 배경 설명을 덧붙이세요.
- 위협적이거나 차갑게 느껴지는 표현은 피하되, 마감일과 필수 절차는 명확히 쓰세요.

## 출력 형식
### English Notice
### What You Need to Do
### Important Dates
### Required Documents
### Contact
### 한국어 원문 대비 조정한 표현

요약 프롬프트: 많이 읽는 사람보다 잘 줄이는 사람이 이긴다

대학 행정의 많은 시간은 읽는 데 쓰인다. 공문, 회의자료, 연구보고서, 설문 결과, 학생 의견, 정책 동향, 시스템 매뉴얼까지 문서는 계속 도착한다. AI 요약의 핵심은 짧게 만드는 것이 아니라 쓸모 있게 만드는 것이다.

## 역할
당신은 대학 행정 문서를 목적에 맞게 요약하는 분석 보조자입니다.

## 목표
아래 문서를 [요약 목적]에 맞게 요약하세요.

## 문서 원문
[요약할 문서 붙여넣기]

## 요약 목적
[예: 부서장 보고 / 실무 검토 / 회의 안건 준비 / 학생 안내문 작성 / 사업 신청 여부 판단]

## 작성 조건
- 핵심 내용을 5문장으로 먼저 요약하세요.
- 일정, 숫자, 의무사항, 금지사항은 별도 표로 정리하세요.
- 우리 부서가 해야 할 일을 구분하세요.
- 문서에 없는 내용은 추가하지 마세요.
- 모호한 부분은 확인 질문으로 남기세요.

## 출력 형식
### 5문장 요약
### 반드시 확인할 핵심 정보
| 구분 | 내용 | 중요도 | 확인 필요 여부 |
### 우리 부서 해야 할 일
### 놓치면 문제가 될 수 있는 부분
### 작성자에게 물어볼 질문

이 프롬프트는 문서 종류를 가리지 않는다. 특히 '요약 목적'을 넣는 습관이 중요하다. 같은 문서라도 부서장에게 보고할 때와 실무자가 검토할 때 요약 기준은 다르다. 목적이 없는 요약은 짧아질 뿐이고, 목적이 있는 요약은 판단을 돕는다.

표 정리 프롬프트: 흩어진 문장을 관리 가능한 데이터로

대학 직원은 엑셀과 문서 사이에서 산다. 메일 본문에 흩어진 신청자 정보, 회의 중 나온 과제, 설문 주관식 의견, 제출서류 목록을 표로 바꾸면 업무가 빨라진다. AI는 비정형 문장을 표로 정리하는 데 강하다.

## 역할
당신은 대학 행정 자료를 표로 정리하는 데이터 정리 보조자입니다.

## 목표
아래 텍스트에서 업무에 필요한 정보를 추출해 표로 정리하세요.

## 원자료
[메일, 메모, 설문 의견, 신청자 목록 등 붙여넣기]

## 추출할 항목
[예: 이름, 소속, 학번, 신청 프로그램, 제출서류, 누락서류, 연락처]

## 작성 조건
- 원문에 없는 정보는 빈칸 또는 확인 필요로 표시하세요.
- 개인정보가 포함된 경우 마스킹이 필요한 항목을 별도 표시하세요.
- 같은 사람이 중복 등장하면 중복 가능성으로 표시하세요.
- 엑셀에 붙여넣기 쉬운 표로 작성하세요.

## 출력 형식
### 정리표
| 항목1 | 항목2 | 항목3 | 확인 필요 |
### 누락 또는 오류 의심 항목
### 개인정보 마스킹 권고 항목

표 정리는 단순해 보이지만, 실제 효과는 크다. 문장을 표로 바꾸는 순간 업무는 검색 가능해지고, 배정 가능해지고, 확인 가능해진다. 행정의 속도는 결국 확인의 속도다.

톤 조정 프롬프트: 딱딱한 문장을 친절하게, 느슨한 문장을 공식적으로

AI를 문장 다듬기에 사용할 때 가장 자주 쓰는 말은 '자연스럽게 바꿔줘'다. 하지만 이 말만으로는 부족하다. 대학 행정 문서에는 톤의 종류가 있다. 학생에게 보내는 친절한 안내, 교수에게 보내는 정중한 요청, 외부기관에 보내는 공식 문서, 민원인에게 보내는 차분한 회신은 서로 다르다.

## 역할
당신은 대학 행정 문장의 톤과 명확성을 개선하는 문서 편집자입니다.

## 목표
아래 문장을 [원하는 톤]에 맞게 다듬으세요.

## 원문
[다듬을 문장 붙여넣기]

## 원하는 톤
[예: 학생 친화적 / 공식적 / 부드럽지만 단호함 / 임원 보고용 / 외부기관 공문체 / 쉬운 설명]

## 작성 조건
- 원문의 의미를 바꾸지 마세요.
- 불필요하게 긴 문장은 나누세요.
- 오해 소지가 있는 표현은 명확하게 바꾸세요.
- 책임 회피처럼 보이는 표현은 줄이고, 가능한 조치를 제시하세요.
- 3가지 대안을 제시하고 각각의 장단점을 설명하세요.

## 출력 형식
### 수정안 1
### 수정안 2
### 수정안 3
### 표현별 장단점
| 수정안 | 장점 | 주의할 점 | 적합한 상황 |

톤 조정은 작은 일이지만 조직의 인상을 바꾼다. 대학 행정 문서가 친절해진다는 것은 단순히 말투가 부드러워지는 일이 아니다. 독자가 덜 헤매고, 덜 전화하고, 덜 불안해지는 일이다.

검토 프롬프트: 보내기 전, AI에게 한 번 더 읽히기

AI가 만든 문서를 다시 AI에게 검토시키는 방식은 생각보다 유용하다. 단, 같은 대화창에서 바로 '검토해줘'라고만 하면 AI는 자신이 만든 문장에 관대해질 수 있다. 가능하면 검토 기준을 분리해서 제시해야 한다.

## 역할
당신은 대학 행정 문서의 오류와 리스크를 점검하는 검토자입니다.

## 목표
아래 문서를 발송 또는 게시하기 전에 점검하세요.

## 검토할 문서
[문서 붙여넣기]

## 검토 기준
- 사실관계가 불명확한 문장이 있는가
- 날짜, 시간, 장소, 금액, 링크, 연락처가 누락되었는가
- 개인정보 또는 민감정보가 포함되어 있는가
- 내부 검토 의견이 외부에 공개될 위험이 있는가
- 수신자가 해야 할 행동이 명확한가
- 표현이 지나치게 강하거나 모호하지 않은가
- 규정이나 정책을 단정적으로 잘못 설명할 가능성이 있는가

## 출력 형식
### 즉시 수정해야 할 사항
| 위치 | 문제 | 수정 제안 | 중요도 |
### 확인 후 발송할 사항
### 문서의 좋은 점
### 최종 발송 전 체크리스트

검토 프롬프트는 모든 업무에 붙일 수 있는 안전벨트다. 특히 외부 발송 문서, 민원 회신, 개인정보가 섞인 안내문, 상위기관 제출자료는 마지막에 반드시 검토 단계를 거치는 것이 좋다.

하루 업무 흐름에 끼워 넣는 AI 루틴

프롬프트는 많이 저장하는 것보다 자주 쓰는 것이 중요하다. 아래 루틴은 어느 부서에서나 적용할 수 있다.

이 루틴의 목적은 AI 사용 시간을 늘리는 것이 아니다. 오히려 반복적인 정리 시간을 줄이고, 사람이 판단해야 할 일에 시간을 돌려주는 것이다. AI가 초안을 만들고, 직원이 기준을 적용하며, 부서가 최종 책임을 지는 구조가 가장 현실적이다.

공통 프롬프트를 부서형으로 바꾸는 법

이번 장의 프롬프트는 공통형이다. 하지만 그대로 쓰기보다 부서의 언어로 바꿔야 더 강력해진다. 예를 들어 같은 안내문 프롬프트라도 교무팀은 수강신청, 성적, 휴복학 중심으로 바꾸고, 장학팀은 신청 자격과 제출서류 중심으로 바꾸며, 국제교류팀은 비자와 보험, 체류 일정 중심으로 바꿔야 한다.

부서형 프롬프트를 만들 때는 '우리 부서에서 절대 틀리면 안 되는 것'을 제약조건에 넣어야 한다. 장학팀이라면 선발 기준과 개인정보, 재무팀이라면 금액과 증빙, 교무팀이라면 학칙과 일정, 국제교류팀이라면 고유명사와 날짜가 된다. AI는 중요한 것을 스스로 알지 못한다. 중요한 것은 사람이 알려줘야 한다.

데일리 업무용 마스터 프롬프트

마지막으로, 어떤 업무에도 붙여 쓸 수 있는 마스터 프롬프트를 제시한다. 메일, 공문, 회의록, 보고서, 안내문을 가리지 않고 사용할 수 있는 기본형이다. 업무를 시작할 때 이 프롬프트를 열어두고 필요한 부분만 바꿔 넣으면 된다.

## 역할
당신은 대한민국 대학교 [부서명]의 행정 업무를 지원하는 AI 업무 보조자입니다.

## 업무 목표
아래 자료를 바탕으로 [원하는 산출물]을 작성하거나 정리하세요.

## 업무 배경
- 부서: [부서명]
- 대상자: [학생/교원/직원/외부기관/학부모/보직자]
- 목적: [안내/요청/보고/검토/요약/번역/회의 정리]
- 사용될 위치: [이메일/홈페이지/공문/보고서/회의자료/문자]

## 입력 자료
[자료 붙여넣기]

## 반드시 반영할 내용
- 핵심 메시지: [핵심]
- 일정: [날짜와 시간]
- 담당 또는 문의처: [부서명, 연락처]
- 관련 기준 또는 규정: [있으면 입력]
- 수신자가 해야 할 행동: [행동]

## 제약조건
- 원문에 없는 사실을 만들지 마세요.
- 불확실한 내용은 '확인 필요'로 표시하세요.
- 개인정보와 민감정보는 포함하지 마세요.
- 대학 행정 문서에 어울리는 공손하고 명확한 표현을 사용하세요.
- 독자가 다음 행동을 바로 알 수 있게 작성하세요.

## 출력 형식
1. 최종 산출물
2. 핵심 요약
3. 확인 필요 사항
4. 발송 또는 게시 전 체크리스트

이 마스터 프롬프트 하나만 제대로 써도 하루의 많은 문서가 정리된다. 중요한 것은 AI에게 모든 것을 맡기는 태도가 아니라, AI가 일할 수 있는 책상을 차려주는 태도다. 자료를 주고, 목적을 말하고, 형식을 정하고, 금지할 것을 알려주면 AI는 꽤 쓸 만한 초안을 내놓는다.

오늘 바로 시작하는 15분 실습

이 장을 읽고 책을 덮기 전에, 실제 메일함이나 문서함에서 하나를 골라보자. 너무 중요한 문서가 아니어도 좋다. 오히려 평범한 업무가 좋다. 예를 들어 학과에 보내는 자료 요청 메일, 학생에게 보낼 안내문, 회의 메모, 상위기관 공문 하나면 충분하다.

먼저 원문에서 개인정보를 지운다. 그다음 이 장의 프롬프트 중 하나를 골라 붙여넣는다. 결과가 나오면 바로 쓰지 말고 세 가지를 확인한다. 날짜가 맞는가. 대상자가 해야 할 행동이 분명한가. 우리 부서가 책임질 수 없는 표현이 들어가 있지 않은가.

AI 활용은 거창한 선언으로 시작되지 않는다. 오늘 오전의 메일 한 통을 10분 빨리 처리하는 일에서 시작된다. 회의 메모를 실행 과제 표로 바꾸는 일에서 시작된다. 긴 공문을 일정과 리스크로 나누는 일에서 시작된다. 그렇게 작은 반복이 줄어들 때, 대학 행정은 조금씩 더 선명하고 빠르고 친절해진다.