3. AI에게 엑셀 일을 잘 시키는 프롬프트 기초

현실 업무 상황: 같은 AI인데 왜 결과가 다를까

공공기관 실무에서 AI를 처음 써 보면 이런 일이 자주 생깁니다.

엑셀 파일을 보며 "이거 정리해줘"라고 물었더니, AI가 너무 두루뭉술한 답을 줍니다. 반대로 "주민 만족도 조사 원본 데이터에서 공백과 오탈자를 정리하고, 부서별 평균 점수를 구하는 엑셀 함수를 만들어줘"처럼 구체적으로 말하면 바로 쓸 수 있는 결과가 나옵니다.

즉, AI가 일을 못하는 것이 아니라, 일을 받는 방식이 달랐던 것입니다. 엑셀 실무에서 AI 성능은 모델 이름보다도 먼저 프롬프트, 즉 지시문에서 갈리는 경우가 많습니다.

이 장에서는 어려운 이론보다 먼저, 비개발자 실무자가 바로 써먹을 수 있는 프롬프트 작성법을 익힙니다. 핵심은 단순합니다. AI에게 사람에게 업무 지시하듯 말하되, 더 명확하게 말하면 됩니다.

왜 필요한가: 결과 품질은 프롬프트에서 시작된다

엑셀 업무는 겉보기보다 조건이 많습니다. 같은 합계 계산이라도 어떤 열을 기준으로 할지, 빈칸은 제외할지, 결과를 함수로 받을지 표 형태로 받을지에 따라 답이 달라집니다.

프롬프트가 중요해지는 이유는 세 가지입니다.

• AI가 해야 할 일을 정확히 좁혀 줄 수 있습니다.

• 엑셀에 바로 붙여 넣을 수 있는 결과 형식을 받을 수 있습니다.

• 틀린 답이 나와도 어디를 수정해야 할지 빨리 찾을 수 있습니다.

결국 프롬프트는 질문이 아니라 업무지시서에 가깝습니다. 좋은 프롬프트를 쓰면 AI는 검색창이 아니라 보조 사무관처럼 움직입니다.

핵심 개념: 프롬프트는 네 칸만 기억하면 된다

이 장에서는 프롬프트를 다음 네 칸으로 이해하면 충분합니다.

1. 역할

AI가 어떤 관점으로 답해야 하는지 정합니다.

예를 들면 "너는 엑셀 실무를 돕는 공공기관 업무 보조자다"처럼 시작할 수 있습니다. 그러면 AI는 설명 수준과 표현 방식을 그 역할에 맞추려 합니다.

2. 목표

무엇을 해달라는 것인지 한 문장으로 분명히 씁니다.

예를 들면 "아래 표를 기준으로 부서별 예산 집행률을 구하는 엑셀 함수를 만들어줘"처럼 씁니다. 목표가 흐리면 답도 흐려집니다.

3. 조건

빼먹기 쉬운 세부사항을 적습니다.

예를 들면 다음과 같은 조건이 들어갑니다.

• 엑셀 버전은 Microsoft 365인지

• 함수만 필요한지, 설명도 필요한지

• 절대참조가 필요한지

• 빈칸과 오류값을 어떻게 처리할지

• 결과를 한 줄 공식으로 줄지, 단계별로 나눌지

조건은 많을수록 좋은 것이 아니라, 결과를 바꾸는 조건은 꼭 써야 합니다.

4. 출력형식

어떻게 답을 받을지 미리 정합니다.

이 부분이 특히 중요합니다. AI는 똑똑하지만, 사용자가 원하는 모양까지 자동으로 완벽히 맞추지는 못합니다. 그래서 "아래 형식으로 답해줘"라고 미리 정해 주는 것이 좋습니다.

예를 들면 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

• 함수만 한 줄로 제시

• 함수와 쉬운 설명을 함께 제시

• 표 형태로 정리

• VBA 코드 전체 제공

• 복붙 가능한 프롬프트 형식으로 작성

가장 쉬운 공식: 역할 → 목표 → 조건 → 출력형식

초보자는 아래 순서만 기억하면 됩니다.

역할을 정하고, 목표를 말하고, 조건을 붙이고, 출력형식을 지정한다.

짧게 외우면 역할-목표-조건-출력형식입니다.

예를 들어 그냥 이렇게 묻는 것은 약합니다.

엑셀 함수 만들어줘

이렇게 바꾸면 훨씬 강해집니다.

너는 공공기관 엑셀 실무를 돕는 보조자다.
목표: C열의 실적값이 80 이상이면 "우수", 60 이상이면 "보통", 그 미만이면 "개선필요"를 반환하는 엑셀 함수를 만들어줘.
조건: Microsoft 365 기준, D2 셀에 넣을 수 있게 작성하고 아래로 복사 가능해야 한다.
출력형식: 함수 한 줄과 쉬운 설명 한 줄만 제공해줘.

프롬프트가 길어졌지만, 실제로는 시행착오가 크게 줄어듭니다.

실습 1: 엑셀 함수 자동 생성시키기

목표

점수 구간에 따라 등급을 나누는 함수를 AI에게 요청해 봅니다.

STEP BY STEP 실행

1. AI에게 역할을 먼저 지정합니다.

2. 어떤 셀을 기준으로 어떤 결과를 만들지 적습니다.

3. 등급 기준을 숫자로 분명히 적습니다.

4. 결과를 넣을 셀 위치와 복사 가능 여부를 적습니다.

5. 함수 한 줄만 받을지, 설명도 받을지 정합니다.

복붙 가능한 프롬프트

너는 공공기관 엑셀 실무를 돕는 AI 보조자다.

목표:
C2 셀의 점수를 기준으로 등급을 반환하는 엑셀 함수를 만들어줘.

조건:
- 90 이상은 "매우우수"
- 80 이상은 "우수"
- 70 이상은 "보통"
- 그 미만은 "개선필요"
- 결과는 D2 셀에 입력할 함수여야 함
- 아래 행으로 복사해서 사용할 수 있어야 함
- Microsoft 365 기준

출력형식:
1) 함수 한 줄
2) 초보자도 이해할 수 있는 설명 한 줄

결과 예시

=IF(C2>=90,"매우우수",IF(C2>=80,"우수",IF(C2>=70,"보통","개선필요")))

설명: C2 점수를 기준으로 조건을 차례대로 확인해 등급을 반환하는 함수입니다.

한 번 더 수정해 보기

만약 빈칸이 있을 수 있다면 조건을 추가합니다.

위 함수에서 C2가 빈칸이면 빈칸을 반환하도록 수정해줘.

이처럼 처음부터 완벽하게 쓰려고 하기보다, 초안을 받고 한 줄씩 고쳐 나가는 방식이 실무에서 더 빠릅니다.

실습 2: 여러 조건이 있는 함수 요청하기

목표

부서명과 상태값을 함께 보고 처리하는 함수를 요청합니다.

현실 업무 상황

예산 집행 현황표에서 부서가 "복지과"이고 상태가 "지연"이면 "점검대상"이라고 표시하고 싶을 수 있습니다.

STEP BY STEP 실행

1. 어떤 열에 어떤 값이 들어 있는지 적습니다.

2. 조건이 동시에 성립해야 하는지, 하나만 성립하면 되는지 적습니다.

3. 결과 문구를 정확히 적습니다.

4. 함수 위치를 지정합니다.

복붙 가능한 프롬프트

너는 엑셀 함수 작성에 능숙한 공공기관 실무 보조자다.

목표:
A열의 부서명과 B열의 진행상태를 함께 보고 관리대상 여부를 표시하는 함수를 만들어줘.

조건:
- A2가 "복지과"이고 B2가 "지연"이면 "점검대상"
- 그 외에는 "일반"
- 결과는 C2 셀에 입력
- 아래로 복사 가능하게 작성
- 함수는 최대한 단순하게 작성

출력형식:
- 함수 한 줄
- 사용한 함수 이름 설명

결과 예시

=IF(AND(A2="복지과",B2="지연"),"점검대상","일반")

설명: IF는 조건에 따라 결과를 나누고, AND는 두 조건이 모두 맞는지 확인합니다.

실습 3: AI에게 데이터 정리 규칙을 말해보기

목표

지저분한 데이터를 어떻게 정리할지 AI에게 설명하고, 필요한 함수나 작업 순서를 받습니다.

현실 업무 상황

민원 접수 목록을 받았는데, 부서명 표기가 제각각입니다. 예를 들면 "복지과", "복지 과", "복지과 "처럼 공백과 오탈자가 섞여 있습니다.

이때 많은 초보자가 "데이터 정리해줘"라고만 말합니다. 하지만 AI는 어떤 기준으로 정리해야 하는지 모릅니다.

STEP BY STEP 실행

1. 어떤 데이터가 지저분한지 설명합니다.

2. 무엇을 기준값으로 볼지 정합니다.

3. 공백 제거, 대소문자 통일, 표준 명칭 치환 같은 규칙을 적습니다.

4. 함수로 할지, 작업 절차로 받을지 정합니다.

복붙 가능한 프롬프트

너는 공공기관 데이터 정리를 돕는 엑셀 실무 보조자다.

목표:
부서명 데이터의 공백과 표기 흔들림을 정리하는 방법을 알려줘.

상황:
A열에 부서명이 들어 있다.
예: "복지과", "복지 과", "복지과 ", "민원실", "민원 실"

조건:
- 앞뒤 공백 제거
- 중간 불필요 공백 제거
- 같은 의미의 부서명은 같은 표기로 통일
- 초보자도 따라할 수 있게 설명
- 가능하면 함수 방식 우선 제시

출력형식:
1) 추천 방식 요약
2) 사용할 수 있는 엑셀 함수 예시
3) 실제 정리 순서

결과 예시

AI는 보통 TRIM 같은 공백 정리 함수, SUBSTITUTE 같은 문자 치환 함수, 그리고 표준값 목록을 따로 만들어 매핑하는 방법을 제안할 수 있습니다. 중요한 점은, 데이터 정리에서 AI에게 "정답"만 받는 것이 아니라 "정리 규칙"까지 함께 받는다는 것입니다.

실습 4: 집계 분석 요청을 똑똑하게 하기

목표

단순 계산이 아니라, 어떤 기준으로 집계해야 하는지 AI에게 정확히 전달합니다.

현실 업무 상황

교육 신청자 목록에서 부서별 신청 인원 수와 평균 만족도 점수를 구하고 싶습니다.

나쁜 요청 예시

이거 분석해줘

이 요청은 너무 넓습니다. 무엇을 기준으로, 어떤 결과물을 원하는지 알 수 없습니다.

좋은 요청 예시

너는 공공기관 엑셀 데이터 분석 보조자다.

목표:
교육 신청자 목록을 부서별로 집계하고, 신청 인원 수와 평균 만족도 점수를 계산하는 방법을 알려줘.

데이터 구조:
- A열: 부서명
- B열: 신청자명
- C열: 교육과정명
- D열: 만족도 점수

조건:
- 부서별 신청 인원 수 집계
- 부서별 평균 만족도 계산
- 피벗테이블 방식과 함수 방식 중 더 쉬운 방법을 먼저 제안
- 초보자가 그대로 따라 할 수 있게 설명

출력형식:
1) 가장 쉬운 방법
2) 필요한 메뉴 경로 또는 함수
3) 결과 표 예시

결과 예시

이런 식으로 요청하면 AI는 피벗테이블을 먼저 권하고, 필요하면 COUNTIF, AVERAGEIF 같은 함수도 함께 제시합니다. 핵심은 "분석해줘"가 아니라 "무엇을 어떤 기준으로 분석할지"를 적는 것입니다.

실습 5: 차트 요청도 문장 하나로 끝내지 말기

목표

AI에게 어떤 차트를 왜 만드는지 설명하고, 적절한 시각화 방법을 받습니다.

현실 업무 상황

월별 민원 건수 데이터를 보고할 때, 단순 표보다 차트가 훨씬 빠르게 이해됩니다. 하지만 초보자는 어떤 차트를 써야 할지 막막할 수 있습니다.

STEP BY STEP 실행

1. 데이터 종류를 설명합니다.

2. 무엇을 보여주고 싶은지 적습니다.

3. 보고 대상이 누구인지 적습니다.

4. 차트 종류 추천과 만드는 방법을 함께 요청합니다.

복붙 가능한 프롬프트

너는 엑셀 차트 작성을 돕는 공공기관 실무 보조자다.

목표:
월별 민원 건수 데이터를 보고용 차트로 표현하고 싶다. 어떤 차트가 적절한지 추천해줘.

데이터 구조:
- A열: 월
- B열: 민원 건수

조건:
- 기관 보고자료에 적합한 단정한 형태
- 초보자가 엑셀에서 바로 만들 수 있어야 함
- 차트 종류 추천 이유 포함
- 제목과 축 이름도 제안

출력형식:
1) 추천 차트 종류
2) 추천 이유
3) 엑셀에서 만드는 순서
4) 보고서용 제목 예시

결과 예시

AI는 보통 세로 막대형 차트나 꺾은선형 차트를 추천할 수 있습니다. 월별 흐름을 강조하려면 꺾은선형, 월별 비교를 분명히 보여주려면 막대형이 적합하다고 설명할 가능성이 높습니다.

실습 6: VBA 코드도 같은 방식으로 요청할 수 있다

목표

VBA를 모르는 사람도 AI에게 매크로 초안을 받는 연습을 합니다.

현실 업무 상황

매달 같은 파일에서 빈 행을 삭제하고, 제목 행을 굵게 표시하고, 열 너비를 자동 맞춤하는 작업을 반복해야 할 수 있습니다.

STEP BY STEP 실행

1. 자동화할 작업을 순서대로 적습니다.

2. 어느 시트에서 실행할지 적습니다.

3. 버튼 클릭용인지, 매크로 실행용인지 적습니다.

4. 코드 설명도 함께 요청합니다.

복붙 가능한 프롬프트

너는 초보자를 돕는 엑셀 VBA 보조자다.

목표:
반복되는 서식 정리 작업을 자동으로 수행하는 VBA 코드를 만들어줘.

작업 내용:
- 현재 활성 시트에서 사용
- 완전히 빈 행 삭제
- 1행 제목 굵게 표시
- 모든 열 너비 자동 맞춤

조건:
- 초보자도 복붙해서 사용할 수 있게 작성
- 위험한 파일 삭제나 저장 명령은 넣지 말 것
- 각 코드 블록이 무슨 역할인지 짧게 설명할 것

출력형식:
1) 전체 VBA 코드
2) 실행 방법
3) 코드 설명

결과 예시

이 프롬프트의 좋은 점은 안전 조건까지 포함했다는 것입니다. AI에게 "매크로 만들어줘"만 말하면 불필요한 명령이 섞일 수 있습니다. 반면 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 함께 적으면 결과가 훨씬 안정적입니다.

실습 7: 첫 답이 아쉬울 때는 어떻게 수정할까

목표

AI의 첫 답을 버리지 않고, 대화를 이어가며 원하는 결과로 다듬습니다.

많은 초보자가 한 번에 완벽한 프롬프트를 쓰려 합니다. 하지만 실무에서는 초안 → 수정 → 재요청이 훨씬 자연스럽습니다.

자주 쓰는 수정 요청 문장

• 함수만 다시 보여줘.

• 설명을 더 쉽게 바꿔줘.

• Microsoft 365가 아닌 일반 엑셀 버전에서도 가능한 방식으로 바꿔줘.

• 빈칸과 오류값 처리까지 포함해줘.

• 결과를 표로 정리해줘.

• 예시 데이터를 넣어서 다시 설명해줘.

• VBA 코드에 주석을 더 자세히 달아줘.

예시 대화

처음 요청:

C열 점수를 기준으로 등급 함수 만들어줘.

AI 답변이 너무 짧다면 이렇게 이어갑니다.

좋아. 그런데 나는 초보다. D2 셀 기준으로 바로 붙여 넣을 수 있게 다시 써주고, 빈칸이면 빈칸으로 두는 조건도 추가해줘. 설명은 한 줄만 줘.

이렇게 하면 처음 프롬프트가 조금 부족했더라도 충분히 실무용 결과로 발전시킬 수 있습니다.

실무에서 바로 쓰는 프롬프트 템플릿

아래 템플릿은 이 책 전체에서 계속 사용할 기본 틀입니다.

너는 공공기관 엑셀 실무를 돕는 AI 보조자다.

목표:
[무엇을 만들거나 분석할지 한 문장으로 작성]

데이터/상황:
[열 구성, 현재 문제, 작업 배경 작성]

조건:
- [꼭 반영해야 할 조건 1]
- [꼭 반영해야 할 조건 2]
- [버전, 빈칸 처리, 결과 위치, 제한사항 등]

출력형식:
1) [원하는 결과 형태]
2) [설명 수준]
3) [예시 포함 여부]

템플릿 예시 1: 함수 생성용

너는 공공기관 엑셀 실무를 돕는 AI 보조자다.

목표:
납부기한 경과 여부를 표시하는 함수를 만들어줘.

데이터/상황:
A열은 납부기한 날짜, B열은 오늘 기준 경과 여부를 표시할 열이다.

조건:
- 오늘보다 이전 날짜면 "기한경과"
- 오늘 이후 또는 오늘이면 "정상"
- A2가 빈칸이면 빈칸 반환
- B2 셀에 넣을 함수

출력형식:
1) 함수 한 줄
2) 쉬운 설명 한 줄

템플릿 예시 2: 분석용

너는 공공기관 엑셀 데이터 분석 보조자다.

목표:
부서별 민원 처리 지연 현황을 빠르게 파악하고 싶다.

데이터/상황:
A열은 부서명, B열은 접수일, C열은 처리완료일, D열은 상태값이다.

조건:
- 지연 건수와 부서별 비율을 보고 싶음
- 초보자가 가장 쉽게 할 수 있는 방식 우선
- 필요한 경우 함수와 피벗테이블 중 더 쉬운 것부터 설명

출력형식:
1) 추천 분석 방법
2) 실행 순서
3) 결과 예시

자주 하는 실수 5가지

1. 목표 없이 질문부터 던지는 실수

"이거 어떻게 해?"보다 "부서별 평균을 구하고 싶어"가 훨씬 좋습니다.

2. 데이터 구조를 말하지 않는 실수

A열이 날짜인지, B열이 점수인지 말하지 않으면 AI는 추측할 수밖에 없습니다.

3. 출력형식을 지정하지 않는 실수

함수만 필요한데 긴 설명이 오거나, 설명이 필요한데 코드만 오는 경우가 많습니다.

4. 조건을 빼먹는 실수

빈칸 처리, 오류값 처리, 엑셀 버전, 결과 셀 위치는 실제 결과를 크게 바꿉니다.

5. 한 번에 끝내려는 실수

첫 답을 받은 뒤 "더 짧게", "표로", "함수만", "초보자용으로"처럼 수정 요청하면 됩니다.

한 페이지 요약

프롬프트는 거창한 기술이 아닙니다. 엑셀 실무를 AI에게 맡길 때 필요한 업무지시서입니다.

좋은 프롬프트는 보통 다음 네 가지를 갖고 있습니다.

• 역할: 누구처럼 답할지

• 목표: 무엇을 해달라는지

• 조건: 어떤 제한과 기준이 있는지

• 출력형식: 어떤 모양으로 받을지

이 네 가지만 챙겨도 AI 답변의 품질이 확 달라집니다.

직접 해보기

실습 과제 1

다음 상황에 맞는 프롬프트를 직접 작성해 보세요.

상황: A열에는 이름, B열에는 교육 이수 여부가 있고, 이수면 "완료", 미이수면 "미완료"를 표시하는 함수를 만들고 싶다.

실습 과제 2

다음 상황에 맞는 프롬프트를 작성해 보세요.

상황: 월별 예산 집행액 데이터로 보고용 차트를 만들고 싶다. 어떤 차트가 좋은지와 만드는 순서를 받고 싶다.

실습 과제 3

다음 상황에 맞는 프롬프트를 작성해 보세요.

상황: 주민 설문조사 원본 데이터에서 오탈자와 공백이 섞인 항목을 정리하는 방법을 알고 싶다.

마무리

이 장의 목표는 AI를 멋지게 설명하는 것이 아니라, AI가 바로 일할 수 있게 말하는 법을 익히는 것입니다.

다음 장부터는 이 프롬프트 기초를 바탕으로 실제로 엑셀 함수를 자동 생성하고, 데이터를 정리하고, 분석하고, 시각화하는 실습을 본격적으로 진행합니다. 여기서 배운 역할, 목표, 조건, 출력형식의 네 칸을 계속 반복해서 쓰게 될 것입니다.