2. 안전하게 시작하는 공공기관형 AI 활용 원칙

현실 업무 상황: 빨리 하려다 더 큰 일이 될 수 있다

엑셀 업무가 급할 때는 유혹이 아주 강합니다. 민원 목록을 정리해야 하고, 중복 행도 지워야 하고, 보고용 요약도 만들어야 합니다. 이때 가장 쉬운 방법처럼 보이는 것이 있습니다. 파일 내용을 그대로 AI에 붙여 넣는 것입니다.

문제는 여기서 시작됩니다.

공공기관 엑셀 파일에는 생각보다 민감한 정보가 자주 섞여 있습니다. 이름, 전화번호, 주소, 주민등록번호 일부, 계좌정보, 건강 관련 정보, 복지 수급 여부, 내부 검토 의견, 인사평가 문구처럼 말입니다. 실무자는 "정리만 하려고 넣은 것"일 수 있지만, 공공기관 관점에서는 정리 작업도 정보 처리입니다.

그래서 이 장의 핵심은 아주 단순합니다.

공공기관에서는 AI를 잘 쓰는 것보다 안전하게 쓰는 것이 먼저다.

왜 필요한가

공공부문은 AI를 많이 쓰게 될수록 더 높은 신뢰와 설명 책임을 요구받습니다. 특히 공공서비스, 복지, 채용, 교육, 법집행, 사법처럼 시민의 권리와 직접 맞닿는 영역은 위험도가 높게 다뤄지고 있습니다.¹²

엑셀 업무도 예외가 아닙니다. 엑셀은 단순 표 계산 도구처럼 보이지만, 실제로는 대상자 목록, 심사 자료, 실적 보고, 민원 처리, 예산 집계처럼 중요한 행정 데이터가 오가는 출발점인 경우가 많습니다. 즉, "엑셀 정리"라고 생각한 일이 사실은 개인정보 처리, 판단 보조, 보고 근거 작성일 수 있습니다.

그래서 공공기관형 AI 활용은 실력보다 순서가 중요합니다.

먼저 안전 기준을 세우고, 그다음에 함수를 만들고, VBA를 만들고, 자동화를 넓혀야 합니다. 안전벨트를 매고 출발해야 운전이 편해지는 것과 비슷합니다.

핵심 개념 1: 먼저 구분한다 — 무엇을 넣어도 되고, 무엇은 안 되는가

AI 사용의 첫 질문은 "무엇을 시킬까?"가 아닙니다. "이 데이터를 넣어도 되는가?"입니다.

실무에서는 아래처럼 3단계로 나누어 생각하면 편합니다.

여기서 중요한 포인트는 "값"보다 "구조"를 먼저 활용하는 습관입니다.

예를 들어 AI에게 함수를 물어볼 때는 실제 민원인 목록을 붙여 넣을 필요가 없습니다. 아래처럼 열 구조만 알려주면 됩니다.

"A열은 접수일, B열은 부서명, C열은 처리상태, D열은 처리일이다. 이번 달 완료 건수를 세는 수식을 만들어줘."

이렇게 하면 실제 개인정보 없이도 대부분의 함수, 피벗, VBA 초안을 만들 수 있습니다.

핵심 개념 2: 비식별화는 이름만 지우는 것이 아니다

많은 초보자가 이렇게 생각합니다.

"이름만 지웠으니 괜찮지 않을까?"

아쉽지만 그렇지 않을 수 있습니다. 해외의 개인정보·AI 관련 자료들은 공통적으로 비식별화가 만능이 아니며, 다른 정보와 결합되면 다시 개인을 알아볼 위험이 있다고 강조합니다.³⁴

쉽게 말해, 아래 둘은 다릅니다.

• 가명처리: 홍길동을 사용자001로 바꾸는 것

• 익명화: 누구인지 다시 알아보기 매우 어렵도록 전체 위험을 낮추는 것

예를 들어 이름을 지웠더라도 생년월일, 동 단위 주소, 희귀한 민원 내용, 접수 시각이 함께 있으면 특정인을 다시 짐작할 수 있습니다. 마치 이름표를 떼어냈는데, 가방 색깔과 자리 번호와 신발 모양이 그대로 남아 있는 상황과 비슷합니다.

실무에서는 이렇게 접근하면 좋습니다.

• 직접 식별자 삭제: 이름, 연락처, 주민번호, 계좌번호 제거

• 간접 식별자 축소: 생년월일은 연령대로, 상세 주소는 시·군·구 수준으로 바꾸기

• 유일한 값 점검: 한 사람만 가질 법한 특이한 조합이 남아 있는지 확인

• 원본 분리 보관: 원본과 가공본을 섞지 않기

비식별화의 목적은 "조금 가렸다"가 아니라 재식별 위험을 낮추면서도 업무 목적에 맞는 수준으로 쓰는 것입니다.

핵심 개념 3: AI는 초안 작성자이고, 최종 책임은 사람에게 있다

AI는 빠릅니다. 하지만 빠르다고 해서 항상 맞는 것은 아닙니다.

엑셀 실무에서는 특히 이런 실수가 잘 나옵니다.

• 함수 조건이 하나 빠진다.

• VBA 코드가 특정 행에서만 오류를 낸다.

• 요약 문장이 숫자를 잘못 읽는다.

• 오래된 기준으로 설명한다.

공공기관에서는 이 차이가 큽니다. 민간에서도 검증은 중요하지만, 공공기관에서는 결과가 보고, 민원 응대, 대상자 검토, 예산 판단의 근거로 이어질 수 있기 때문입니다. 그래서 생성형 AI 활용 가이드들은 직원이 허용된 사용 범위를 알고, 결과의 정확성·최신성·편향 가능성을 직접 확인해야 한다고 강조합니다.⁶

이 원칙은 한 문장으로 외우면 됩니다.

AI가 작성하고, 사람이 검토하고, 기관이 책임진다.

핵심 개념 4: 도구보다 먼저 확인할 것은 내부 규정과 사용 환경이다

같은 질문이라도 어디서 하느냐에 따라 안전 수준이 달라집니다.

공공기관 실무에서는 "어떤 AI냐"보다 "어떤 환경에서 쓰느냐"가 더 중요할 때가 많습니다. 공공안전 분야의 AI 보안 가이드에서도 공급사를 검토할 때 데이터 분리, 암호화, 접근통제, 저장 위치, 학습 활용 여부를 반드시 확인해야 한다고 설명합니다.⁵

실무자가 최소한 확인해야 할 질문은 다음과 같습니다.

• 이 도구는 우리 기관에서 사용이 허용된 것인가?

• 입력한 데이터가 모델 학습에 재사용되는가?

• 저장 위치와 보관 기간을 확인할 수 있는가?

• 접근 권한과 로그 기록이 남는가?

• 삭제 요청이나 보존 정책이 있는가?

즉, 좋은 프롬프트보다 먼저 필요한 것은 승인된 도구, 허용된 데이터, 확인된 절차입니다.

핵심 개념 5: 기록을 남겨야 안전이 반복된다

안전한 AI 활용은 기억에 의존하면 오래가지 않습니다. 기록이 있어야 같은 실수를 줄일 수 있습니다.

공공부문 AI 활용에서는 투명성, 설명 가능성, 문서화가 반복해서 강조됩니다.¹⁷ 거창한 문서를 매번 만들 필요는 없지만, 적어도 실무 수준의 간단한 사용 기록은 남기는 편이 좋습니다.

예를 들면 아래 정도면 충분합니다.

짧게 남겨도 좋습니다. 나중에 다시 봤을 때 "무엇을 왜 어떻게 썼는지"가 보이면 됩니다.

실습 1. 내 엑셀 파일, AI에 넣어도 되는지 1분 판별하기

목표

실제 데이터를 붙여 넣기 전에, 파일의 열 이름만 보고 안전 수준을 빠르게 구분한다.

STEP BY STEP 실행

1. 최근 자주 쓰는 엑셀 파일 하나를 고릅니다.

2. 실제 값은 보지 말고 열 이름만 적습니다.

3. 각 열을 초록, 노랑, 빨강으로 표시합니다.

4. 빨강 열이 하나라도 있으면 실제 값 입력은 멈춥니다.

5. AI에는 열 구조와 원하는 작업만 설명합니다.

복붙 가능한 프롬프트

다음은 실제 데이터가 아니라 엑셀 열 이름 목록이야.
공공기관 실무 관점에서 각 열을
- 초록: 구조 설명용으로 AI에 알려줘도 될 가능성이 높음
- 노랑: 내부 규정 확인 후 제한적으로 판단
- 빨강: 실제 값 입력 금지에 가까움
으로 분류해줘.
각 열마다 이유를 한 줄씩 적고,
마지막에는 안전하게 AI에게 질문하는 방법으로 다시 써줘.

열 이름:
접수일, 부서명, 민원유형, 처리상태, 이름, 휴대전화, 주소, 주민번호뒷자리, 처리의견

결과 예시

안전한 질문 예시는 이렇게 바뀝니다.

"실제 데이터는 넣지 않고 구조만 설명할게. A열은 접수일, B열은 부서명, C열은 민원유형, D열은 처리상태다. 이번 달 부서별 완료 건수를 세는 수식과 피벗 방법을 알려줘."

실습 2. 비식별화 규칙표 만들기

목표

실제 개인정보 없이, 어떤 항목을 어떻게 가려야 하는지 규칙표를 먼저 만든다.

STEP BY STEP 실행

1. 자주 다루는 파일의 항목 6~10개를 적습니다.

2. 각 항목에 대해 유지, 삭제, 마스킹, 범주화 중 하나를 정합니다.

3. "왜 그렇게 바꾸는지" 이유를 한 줄로 적습니다.

4. 원본 파일과 가공본 파일 이름을 분리해 정합니다.

5. 실제 작업은 승인된 환경에서만 진행합니다.

복붙 가능한 프롬프트

실제 값은 넣지 않고, 아래 항목명만 보고 비식별화 규칙표를 만들어줘.
각 항목에 대해
- 유지
- 삭제
- 마스킹
- 범주화
중 하나를 추천하고,
이유와 예시 변환 방식도 함께 적어줘.

항목명:
이름, 생년월일, 읍면동주소, 접수일시, 민원유형, 처리결과, 담당부서, 휴대전화

결과 예시

이 실습의 포인트는 실제 값을 넣기 전에 규칙부터 정하는 것입니다. 규칙이 먼저여야 실수가 줄어듭니다.

실습 3. 위험한 요청을 안전한 프롬프트로 바꾸기

목표

실제 데이터를 붙여 넣는 방식에서, 구조와 규칙만 설명하는 방식으로 질문을 바꾼다.

STEP BY STEP 실행

1. 내가 평소 AI에게 할 법한 요청을 하나 씁니다.

2. 그 문장에서 실제 개인정보, 원문, 비공개 내용이 들어가는 부분을 찾습니다.

3. 그 부분을 열 이름, 예시 구조, 가상 샘플로 바꿉니다.

4. 원하는 결과는 더 구체적으로 적습니다.

5. 최종 문장을 "안전 프롬프트"로 저장합니다.

복붙 가능한 프롬프트

다음 위험한 요청을 공공기관 실무에 맞는 안전한 프롬프트로 바꿔줘.
조건은 아래와 같아.
- 실제 개인정보는 넣지 않기
- 열 구조와 목표만 설명하기
- 엑셀 함수 또는 작업 절차를 받는 방향으로 바꾸기
- 초보자가 그대로 복붙해도 이해되게 쓰기

위험한 요청:
'민원인 목록을 붙여넣을게. 이름, 전화번호, 주소를 보고 중복 제거하고 민원유형별로 요약해줘.'

결과 예시

안전한 프롬프트 예시는 아래처럼 바뀝니다.

실제 데이터는 넣지 않고 구조만 설명할게.
A열은 접수번호, B열은 민원유형, C열은 접수일, D열은 처리상태다.
중복 접수번호를 찾는 방법과,
민원유형별 건수를 세는 엑셀 함수,
그리고 피벗 테이블로 요약하는 순서를 초보자도 따라할 수 있게 설명해줘.

이렇게 바꾸면 개인정보를 노출하지 않고도 거의 같은 도움을 받을 수 있습니다.

실습 4. AI 결과 검증 3단계 만들기

목표

AI가 만든 함수, VBA, 요약문을 바로 쓰지 않고 짧게 검증하는 습관을 만든다.

STEP BY STEP 실행

1. AI가 만든 결과물을 하나 고릅니다.

2. 샘플 데이터 5행으로 먼저 테스트합니다.

3. 예외 상황 2개를 일부러 넣어봅니다. 예를 들면 빈칸, 중복값, 잘못된 날짜 형식입니다.

4. 결과가 맞는지 원본 계산과 비교합니다.

5. 맞으면 실제 파일에 적용하고, 틀리면 프롬프트를 수정합니다.

복붙 가능한 프롬프트

아래 엑셀 수식 또는 VBA 초안을 검토해줘.
다음 형식으로 답해줘.
1) 이 결과물이 하는 일 한 줄 설명
2) 틀릴 수 있는 경우 3가지
3) 테스트용 샘플 데이터 5행
4) 검증 체크포인트 5개
5) 더 안전한 수정안

초안:
=COUNTIFS(A:A,"기획부",C:C,"완료",B:B,">="&EOMONTH(TODAY(),-1)+1,B:B,"<="&EOMONTH(TODAY(),0))

결과 예시

검증 체크포인트 예시는 보통 이런 식으로 나옵니다.

이 실습은 아주 중요합니다. AI가 맞았는지 확인하는 사람이 결국 실무 품질을 지킵니다.

실습 5. 우리 기관용 AI 사용 전 확인표 만들기

목표

내부 규정 확인을 막연하게 하지 않고, 실제 체크리스트로 바꾼다.

STEP BY STEP 실행

1. 기관 내부에서 확인할 문서 이름을 적습니다.

2. 예를 들어 개인정보 처리 기준, 정보보안 지침, 클라우드 이용 기준, 외부 서비스 이용 절차 같은 항목을 모읍니다.

3. 문서 전체를 넣지 말고 제목과 핵심 확인 포인트만 정리합니다.

4. AI에게 체크리스트 형식으로 바꿔달라고 요청합니다.

5. 실제 사용 전에는 체크리스트를 먼저 보고 시작합니다.

복붙 가능한 프롬프트

공공기관에서 생성형 AI를 업무에 쓰기 전에 확인할 체크리스트를 만들어줘.
아래 문서명과 확인 포인트를 기준으로,
- 사용 전 확인
- 사용 중 주의
- 사용 후 기록
3개 구역으로 나눠 표로 정리해줘.
문장은 짧고 실무자가 바로 체크할 수 있게 써줘.

문서명 예시:
- 개인정보 보호 지침
- 정보보안 업무지침
- 외부 클라우드 서비스 이용 기준
- 문서 보안 등급 기준
- 기록관리 기준

결과 예시

이 표 하나만 있어도 "일단 써보고 나중에 생각하자" 모드를 꽤 잘 막아줍니다.

실무에서 바로 쓰는 공공기관형 AI 안전 문장 5개

마지막으로, 이 장에서는 아래 문장을 습관처럼 쓰면 좋습니다.

• 실제 데이터 말고 열 구조로 먼저 설명하자.

• 이름을 지웠다고 끝난 게 아니라, 다시 알아볼 수 없는지도 보자.

• AI 결과는 초안이고, 최종 판단은 사람이 한다.

• 승인된 도구인지부터 확인하자.

• 사용 목적과 검토 내용을 짧게라도 남기자.

짧지만 강한 문장들입니다. 바쁜 날일수록 이런 문장이 실수를 막아줍니다.

이 장에서 꼭 기억할 것

공공기관에서 AI를 쓸 때 가장 중요한 질문은 "얼마나 똑똑한가"가 아니라 "얼마나 안전하게 쓸 수 있는가"입니다.

엑셀 자동화도 마찬가지입니다. 실제 데이터를 바로 넣기보다 구조를 설명하고, 비식별화 규칙을 먼저 세우고, 결과를 사람이 검증하고, 내부 규정을 확인해야 합니다. 이 순서만 지켜도 실무 위험은 크게 줄어듭니다.

다음 장부터는 AI에게 엑셀 일을 더 잘 시키는 방법을 배우게 됩니다. 하지만 그 기술이 빛나려면, 지금 배운 안전 원칙이 먼저 바닥에 깔려 있어야 합니다.

참고

¹EU AI Act in the public sector: 2025 government guide

²Annex III: High-Risk AI Systems Referred to in Article 6(2)

³Data Privacy, AI, De-identification, and Anonymization: Putting It All Together

⁴Legal Risks of Using De-Identified AI Training Sets

⁵How public safety agencies can meet AI data security requirements

⁶Generative AI for Organizational Use:Internal Policy Checklist

⁷Securing meaningful transparency of public sector use of AI