n8n 데이터 테이블 활용법: 외부 DB 없이 워크플로우 데이터 관리와 자동화까지

n8n을 활용한 워크플로우를 만들다 보면, 여러 번 반복되는 문제에 봉착하게 됩니다. 각 프로세스에서 데이터를 저장하고 관리할 필요가 있지만 외부 데이터베이스를 따로 설정하기에는 부담이 크거나 번거롭게 느껴집니다. 실제로 대부분의 사용자는 외부 DB나 AirTable을 연동하려고 하지만, 이 과정은 시간이 오래 걸리고 복잡할 뿐 아니라, 별도의 비용이 추가되는 일이 많습니다.

n8n에는 이런 문제를 바로 해결해 줄 수 있는 자체 데이터 저장 기능인 '데이터 테이블(Data Tables)'이 내장되어 있습니다. 이 기능을 활용하면 별도 DB 구축이나 운영 없이도, 워크플로우 내부에서 필요한 데이터를 직접 저장·조회·수정·삭제하며 자동화까지 연결할 수 있습니다.

데이터 테이블이 필요한 대표적인 상황

n8n 워크플로우에서 데이터를 지속적으로 관리해야 하는 경우가 많습니다. 예를 들어,

• 처리되지 않은 레코드 추적

• 반복적으로 사용하는 프롬프트 저장

• 간단한 값 조회 및 참조용 테이블 운용

• 이메일 수신 시, 추출한 리드 정보나 주문 내역 저장 등

이렇듯, 워크플로우 실행 중에 데이터를 임시 저장하고 활용할 일이 빈번합니다. 과거에는 대부분 외부 데이터베이스 또는 AirTable 등에 데이터를 저장하고 이를 연동했지만, 이제는 추가 연동 없이 n8n 안에서 모든 처리를 할 수 있게 된 것입니다.

데이터 테이블 생성부터 활용까지 단계별 실습

데이터 테이블은 n8n의 호스팅 버전에서 바로 이용할 수 있고, 무료 커뮤니티 버전 사용자는 최신 버전(1.114.4)으로 업데이트하면 바로 활용 가능합니다.

1. 주문 관리 테이블 만들어 보기

새 워크플로우를 생성하고, 트리거로 'On Form Submission'을 선택합니다. 폼에는 아래와 같은 필드를 추가합니다:

• 고객 이름 (필수)

• 이메일 (이메일 타입 지정)

• 상품 선택(드롭다운: 마르게리타, 레지나, 미트러버 등)

• 수량(숫자 타입)

이렇게 수집된 주문 데이터를 직접 n8n 데이터 테이블에 저장해봅니다. 대시보드에서 '데이터 테이블' 메뉴로 이동해, 예를 들어 'pizza_orders'라는 테이블을 새로 생성합니다. 기본 컬럼(고유 id, 생성/수정 시간)에 추가로, 'customerName', 'email', 'item', 'quantity' 컬럼을 직접 만들어줍니다. 데이터 형식은 'string' 혹은 'number'로 지정하며, 각 컬럼은 폼의 입력값과 1:1로 연결됩니다.

하나의 주문이 들어오면 워크플로우에서 'Insert Rows' 노드를 사용해 테이블에 자동으로 값을 넣는 방식입니다. 필드 매핑도 어렵지 않게 연결할 수 있고, 실시간으로 테이블에서 새 주문을 확인하거나 필요 시 삭제·수정도 가능합니다.

2. 반복 활용 가능한 프롬프트 값 저장과 조회

n8n 커뮤니티 버전에서는 글로벌 변수 기능이 제한적입니다. 이럴 때, 데이터 테이블을 별도의 'prompts' 테이블로 만들어 여러 워크플로우에서 재사용하는 프롬프트 문구를 저장할 수 있습니다.

'name'(프롬프트 명칭), 'prompt'(내용) 컬럼을 만든 뒤 '친근한 AI 어시스턴트', '해적처럼 답변', '이모지로만 응답' 등 필요한 프롬프트 내용을 여러 레코드로 등록해둡니다.

워크플로우에서는 'Get Rows' 노드를 이용해 원하는 이름의 프롬프트를 호출해 동적으로 시스템 메시지에 연결하거나, 챗봇 에이전트의 성격을 쉽게 변화시킬 수 있습니다.

3. 데이터 테이블을 이용한 툴 기능화 및 에이전트 연동

에이전트 워크플로우에서 데이터 테이블을 직접 '툴'로 추가해 활용할 수 있습니다.

예를 들어,

• 주문 내역 요약: 데이터 테이블의 전체 레코드를 에이전트가 직접 조회하도록 툴 등록하면, "현재 주문 상태를 요약해주세요" 같은 질의에 즉시 응답할 수 있습니다.

• 할 일 관리: to-dos 테이블을 만들어, 'insert', 'get', 'update' 등 기본 액션을 여러 툴로 연결하면 챗봇이 신규 할 일을 등록하거나, 현황을 조회·완료로 업데이트하는 모든 작업을 자동화할 수 있습니다.

ID 컬럼이나 상태 컬럼을 활용하면, 데이터 내 중복 문제 없이 안전하게 특정 항목을 업데이트할 수 있습니다. 이 과정에서 추상적인 예시나 복잡한 소스코드를 요구하지 않고도, 필드별 의미와 매칭 방법, 액션별 설정 노하우를 쉽게 이해할 수 있습니다.

4. 이메일 기반 주문/문의 자동 처리 워크플로우

특히 n8n을 24시간 자동 처리 목적으로 쓸 때, 이메일 수신을 트리거로 사용하는 사례가 가장 많습니다.

n8n 클라우드 버전을 쓰면 즉시 활성화가 가능하며, 셀프 호스팅을 원할 경우 Hostinger 등 저렴한 서비스(월 5~10달러)에서 n8n 인스턴스를 설치해 활용할 수 있습니다. 간단한 쿠폰 입력으로 추가 할인도 받을 수 있으므로, 클라우드와 셀프 호스팅 비교와 실질 비용, 설치 과정이 상세히 안내됩니다.

구글 API 연동 역시, 외부 계정 인증 및 권한 설정(콘솔에서 프로젝트 생성, Gmail API 활성화, OAuth 동의 화면 등록, 리디렉션 URL 등록, 클라이언트 ID/Secret 발급 등)을 순서대로 따라가면 최종적으로 n8n에 이메일 연동을 완성할 수 있습니다.

이메일을 받으면, LLM(예: GPT5 mini)으로 '주문'과 '비주문' 메일을 분류한 다음 주문 관련 정보(이름, 이메일, 상품, 수량 등)를 자동 추출하고 워크플로우의 데이터 테이블에 바로 저장하는 방식입니다.

주문 등록 후, 자동 응답 이메일을 보내는 작업 역시 Gmail 툴을 에이전트에 연결하는 방식으로, 필요한 정보를 메일로 전달하거나 추가 요청도 쉽게 구현할 수 있습니다.

실제 운영 팁과 주의점

• 데이터 테이블은 워크플로우 내부 데이터 기록, 반복 업무 자동화, 여러 챗봇이나 상담 기능의 백엔드로 다방면 확장할 수 있습니다.

• 각 테이블의 컬럼 설계 시, 반드시 고유 ID를 활용하고 상태 필드를 추가해 다양한 조건 및 필터링이 용이하도록 만들면 활용도가 높아집니다.

• 기능 확장 또는 비용 최소화를 원하면, Hostinger 등 저렴한 셀프 호스팅 옵션을 비교해보는 것도 충분히 고려할 만합니다.

• 구글 API 연동은 한번만 설정해두면 추가 번거로움 없이 장기 운영이 가능합니다.

n8n의 데이터 테이블은 별도의 DB 구축 없이, 워크플로우 내에서 신속하게 데이터를 관리·자동화하고 에이전트 및 챗봇 기능에 직접 연동해 실시간 서비스를 구성할 수 있는 강력한 도구입니다.

이 글을 참고해 본인에게 맞는 n8n 데이터 관리·자동화 구조를 만들어 보고, 반복적인 작업 효율화와 실시간 서비스 운영에 직접 적용해볼 수 있습니다.

출처 및 참고 :